Zeitmanagement – wie Du Deine E-Mail-Korrespondenz effizient gestalten kannst

Führung & Unternehmenskultur Kathrin Scheel

In unseren Zeitmanagement-Seminaren rangieren E-Mails auf der Liste der Zeitfresser oft ganz oben. Gleichzeitig ist das mit 44 Jahren älteste Kommunikationsmittel der Internet-Zeit aus unserem Berufsalltag nicht wegzudenken.

Im Schnitt 121 Nachrichten sendet und empfängt ein Büroarbeiter an jedem Arbeitstag, so das Marktforschungsunternehmen Radicati Group aus London. Pro Arbeitswoche investieren Mitarbeiter für den E-Mail-Verkehr 8 Stunden, die um die Hälfte reduziert werden könnte. Das hat die Unternehmensberatung Bain in 17 US-Konzernen beobachtet.[1]

Unsere Prämisse ist:

Mache Präzision und Sorgfalt zur Grundlage Deiner Kommunikation – auch in Deiner E-Mails-Korrespondenz!

Sorge für Klarheit und Verständlichkeit! Das spart Rückfragen und stellt sicher, dass die Informationen auch behalten werden!

Eine exzellente Grundlage hierfür bietet das von Inghard Langer, Friedemann Schulz von Thun und Reinhard Tausch zwischen 1969 und 1974 entwickelte Hamburger Verständlichkeitsmodell mit den 4 Kriterien Einfachheit, Gliederung, Prägnanz & Anregung.

Interessanterweise ist dieses Modell, das auf eine bessere Verständlichkeit der Texte zielt,  genau so alt wie die E-Mail.

Das Modell, vorrangig entwickelt für den Schriftverkehr, ist nach unseren Erfahrungen auch für die mündliche Kommunikation – z.B. Wortbeiträge in einem Meeting, Mitarbeitergespräche etc. - eine große Unterstützung.

Was verbirgt sich hinter den 4 Dimensionen?

Einfachheit

  • Bilde kurze Sätze (9 bis 13 Wörter)
  • Nutze kurze Wörter (dreisilbig),
  • Verwende vertraute Wörter (vermeide Fremdwörter oder Fachbegriffe, die der Leser möglicherweise nicht kennt)

Gliederung

  • Äußere nur einen Gedanken pro Satz
  • Nenne das Wesentliche zu Beginn des Textes und zu Beginn eines Satzes
  • Zeige Sinnzusammenhänge durch Absätze auf

Prägnanz

  • Verwende Verben statt Substantivierungen
  • Nutze eine bildhafte Sprache

Anregung

  • Setze erklärende Bilder und Grafiken ein[2]

 

Diese Kriterien kannst Du nun als Checkliste für Deinen E-Mail-Verkehr nutzen, beginnend mit der

Betreffzeile

Fasse diese Zeile kurz und knapp und stelle die wichtigste Information an den Anfang.

Zeilen wie „AW:AW:AW:AW....“ sind denkbar ungeeignet. Spätestens nach der ersten Antwort solltest Du die Zeile löschen und ihr einen neuen Betreff geben.

Text

Bei aller Kürze und Prägnanz solltest Du auf eine höfliche Einleitung nicht verzichten!

Danach kommen die Faktoren Einfachheit, Gliederung, Prägnanz und Anreiz in´s Spiel.

Überlege Dir also vorher genau, was du mitteilen möchtest. Beherzige vor allem bei komplexen Sachverhalten die unter dem Stichwort Gliederung aufgeführten Punkte:

  • 1! Gedanke pro Satz bei 9-13 kurzen Wörtern
  • das Wesentliche zu Beginn des Textes und zu Beginn eines Satzes
  • Sinnzusammenhänge durch Absätze sichtbar machen!

Möglicherweise befürchtest Du auf den ersten Blick einen Mehraufwand statt Zeitgewinn. Sehr schnell wirst Du Dich aber an das neue Vorgehen gewöhnen und schließlich von Deiner effizienten Korrespondenz profitieren.

Signatur

Am Ende einer Geschäfts-E-Mail darf nicht nur, sondern muss nach gesetzlicher Vorschrift eine Signatur stehen. Das betrifft im übrigen auch E-Mails, die vom I-Phone gesendet werden.

Übliche Inhalte sind der Firmenname, der Ansprechpartner, die Adresse und eine Telefonnummer.

Neben der Einhaltung gesetzliche Bestimmungen erleichterst Du Deinem Kommunikationspartner auch die Rücksprache.[3]

Abarbeiten von E-Mails

Viele Unternehmen sind bereits wieder dazu übergegangen, E-Mails „als Paket“ 1-3 Mal am Tag zu lesen und zu beantworten. Das spart häufige Unterbrechungen Deiner eigentlichen Tätigkeit. Du kannst so konzentriert an einer Sache arbeiten und Deinen Alltag sehr viel effizienter gestalten.

Wir wünschen wie immer viel Freude bei der Umsetzung!



[1] Karrierespiegel vom 10.08.2015

[2] Wikipedia

[3] Karrierespiegel, a.a.O.

 

Bildnachweis Titelfoto: lansvision/shutterstock.com

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Kathrin Scheel

Kathrin Scheel ist Management Executive Coach (ECA), Lehrcoach und Lehrtrainerin (ECA) sowie Trainerin für Führung & Entwicklung. Und sie ist Mitgründerin von zeitsprung. Ihr sind die Einbindung von Führungskräften und Mitarbeitern im Unternehmen sowie deren Entwicklung sehr wichtig.

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