"Tue erst, was nötig ist, dann, was möglich ist. Und das Unmögliche passiert dann ganz von allein."

Juliane Scheel

Zeitmanagement - Zeitdiebe erkennen. Employer Branding

 

Oft sind es die älteren Menschen, die die besten Weisheiten in sich tragen. Wahrscheinlich, weil ihnen ihre große Lebenserfahrung wie ein reicher Schatz zur Verfügung steht. So wie das obige Zitat, das von der Oma einer unserer Teilnehmerinnen aus unserem Zeitmanagement-Workshop stammt. Und eigentlich perfekt zusammenfasst, was es für ein gutes Zeitmanagement braucht: Zeit, für das Nötigste, Zeit für das, was möglich ist. Und genügend Spielraum für alles, was das Leben uns zu schenken hat.

 

Bleibt jetzt natürlich die Frage:

Wie strukturiere ich meine Zeit am besten so, dass für alle drei Bereiche ausreichend Raum bleibt?

 

Wir stellen in unserer Abschlussrunde immer eine essentielle Frage: „Welche Inhalte des Workshop waren für dich echte Aha-Effekte? Was denkst du, bringt dir für deinen Alltag am meisten?“ Die Antworten sind natürlich individuell – und sollen das auch sein. Dieses Mal gab es aber doch einige Schlüsselpunkte, die für fast alle zu den wichtigsten Erkenntnissen zählten. Und die möchte ich heute mit all denen teilen, die am letzten Donnerstag nicht dabei sein konnten.

 

1. Gehen Sie spazieren

Laufen ist so leicht. Es braucht keine Mitgliedschaft im Fitnessstudio, kein Equipment, kein Geld. Und es ist gleichzeitig die beste Möglichkeit, um den Kopf freizubekommen und neue Ideen zu entwickeln – auch und gerade, wenn es um so wichtige Fragen geht wie den Umgang mit Ihren Mitarbeitern. Es ist auch wissenschaftlich erwiesen, dass uns häufig die besten Ideen kommen, wenn wir uns entspannen und NICHT krampfhaft nach Lösungen suchen. Auch Sie haben sicher schon erlebt, dass die besten Ideen in Ruhezuständen kommen: Wenn Sie unter der Dusche stehen, beim Joggen, kurz nach dem Aufwachen....

Der Spaziergang-Tipp ist übrigens auch der, den alle Genies, von Mozart bis Hemingway, geteilt haben: Alle sind täglich spazieren gegangen, teilweise bis zu 3 Stunden lang, und haben sich auf ihren Spaziergängen Inspirationen für ihre Werke geholt. Also, tun Sie es den großen Genies und Künstlern gleich und planen Sie sich ab jetzt jeden Tag Zeit für Ihren persönlichen Inspirationsspaziergang ein – es müssen ja nicht gleich die vollen 3 Stunden sein! Wenn auch Sie gerade unser TOP-Thema, das Employer Branding, umtreibt, müssen Sie Ihren Spaziergang nicht mit dem Ziel verbinden, für die eine oder andere Situation eine konkrete Lösung zu finden. Ihr Unbewusstes weiß, dass das Thema Sie beschäftigt und gute Ideen werden Ihnen leichter zufliegen als Sie denken – ganz von selbst.

Wir sind ganz sicher: Sie werden Ihre täglichen Spaziergänge nicht bereuen – und als kleines Extra werden Sie ganz sicher auch körperlich davon profitieren.

 

2. Erkennen Sie Zeitdiebe und machen Sie ihnen den Garaus!

Nehmen Sie sich mal einen Moment Zeit, um herauszufinden, was Ihnen besonders viel Zeit raubt. Ist es Facebook? E-Mails? Recherchen, bei denen Sie dann vom Hundersten ins Tausendste kommen und hinterher zwar wieder wissen, was in der Welt alles so los ist – aber Ihr eigentliches Recherchethema nicht geklärt haben? Was auch immer es ist: Leiten Sie all diese Dinge um, indem Sie sich auch hierfür Extra-Zeitfenster einräumen. So müssen Sie nicht darauf verzichten (macht ja schließlich auch alles Spaß …) und gehen trotzdem sicher, dass Ihnen dadurch keine wertvolle Zeit mehr verloren geht.

Was wichtig ist, wenn Sie Ihren Zeitdieben ernsthaft den Garaus machen wollen: Konzentrieren Sie sich auf die Dinge, die Sie selbst beeinflussen können. Wenn Sie zum Beispiel einen langen Fahrtweg zum Büro haben, betrachten Sie nicht diesen als Zeitdieb (denn den Umstand können Sie im Moment wahrscheinlich nicht abstellen), sondern überlegen, wie Sie die Zeit am besten für sich nutzen können. Nutzen heißt nicht, dass Sie die Zeit möglichst effizient verwenden und arbeiten, Sie können sie zum Beispiel auch als Auszeit zum Träumen nutzen oder was für Sie gerade am besten passt.

 

Planen Sie Ihre Zeit realistisch und Zufriedenheit ist Ihnen gewiss

Ich bin mir sicher, Sie kennen das: Sie machen sich einen Plan, was Sie heute alles erledigen möchten. Sobald Ihre To-Do-Liste fertig ist, machen Sie sich mit vollem Schwung ans Abhaken. Und dann geht’s los: Erst kommt der Kollege mit einem seeehr wichtigen Anliegen, das sofort erledigt werden muss. O.k., schreiben Sie noch mit auf die Liste. Dann kommt ein Anruf. Und noch einer. „Nebenbei“ macht das E-Mail Programm: Pling. Pling. Pling! Sie ahnen sicher, worauf ich hinaus will: Meistens nehmen wir uns zu viel vor und schaffen davon zu wenig. Und das liegt vor allem daran, dass wir unsere Zeit zu straff planen. Rechnen Sie bei Ihrer Planung zu jeder Aufgabe Zeit für Unvorhergesehenes mit drauf und Sie werden Ihre To-Do-Liste ab jetzt sehr viel zuverlässiger abarbeiten können und vor allem Zeit für die strategischen Dinge haben wie Ihre langfristige Personalplanung, die Konzeptentwicklung für Ihre Mitarbeiterbindung oder Führungskräfteentwicklung.

Und was gibt es schöneres, als am Ende des Tages all das verwirklicht zu haben, was Sie sich vorgenommen hatten.

 

4. Richten Sie Fokuszeiten für die strategisch wichtigen Aufgaben ein

Kathrin Scheel, Leiterin des Workshops, stellte die Frage: „Wenn Sie nur eine Stunde Zeit zum Arbeiten hätten, was würden Sie tun, damit Sie sagen können, dass der Arbeitstag sich wirklich gelohnt hat?“ Eine wichtige Frage, die hier nicht fehlen soll. Also: Richten Sie sich Fokuszeiten ein!

Anderthalb Stunden am Tag, in denen Sie sich nur auf Ihre Arbeit konzentrieren und alle möglichen Störfaktoren ausschließen. Das heißt, E-Mails aus, Telefon mindestens auf lautlos, Tür zu und dann: volle Konzentration. Wenn Sie diese Fokuszeit noch Ihrem Biorhythmus anpassen (Morgenmenschen starten also Ihren Tag mit der Fokusstunde, Nachteulen schließen ihn damit ab), dann verspreche ich Ihnen, dass Sie Ihre Projekte von jetzt an deutlich schneller vorantreiben werden.

Und noch ein Tipp, weil er an dieser Stelle zu gut passt, um ihn nicht auch noch zu nennen: Nehmen Sie sich 20 Minuten am Tag Zeit für die unliebsamen Aufgaben. 20 Minuten etwas zu tun, was Ihnen nicht so viel Spaß macht, ist eine überschaubare Investition und Sie bringen auch diese Themen voran. Plus: Sie haben ein richtig gutes Gefühl, denn die Häkchen hinter den unliebsamen Aufgaben machen am Ende noch mehr Spaß als alle anderen, oder? „Wenn ich 20 Minuten was nicht so Schönes mache, dann habe ich ja immer noch 23 Stunden und 40 Minuten am Tag Zeit für die schönen Dinge.“, sagte eine Teilnehmerin im Seminar. Und recht hat sie!

Noch besser kommen Sie voran, wenn Sie diese 1,5 Stunden pro Tag auch wieder für die strategisch wichtigen Aufgaben verwenden. Hier können Sie als Personaler, Unternehmer oder Führungskraft gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen: Sie werden schnell und vor allem kontinuierlich mit der Entwicklung Ihrer Arbeitgebermarke vorankommen, sorgen für Ihre eigene Zufriedenheit und wenn Sie die Tools an Ihre Mitarbeiter weitergeben und zum Alltag in Ihrem Unternehmen werden lassen, dann können Sie sehr schnell ein entspanntes Klima herstellen.

 

 

An dieser Stelle möchte ich Ihnen noch ein Zeitmanagement-System empfehlen, mit dem wir wirklich sehr gute Erfahrungen gemacht haben, weil es der Komplexität unseres modernen Alltags sehr gut gerecht werden kann: Die Getting-Things-Done-Methode, entwickelt von David Allen. In unserer kleinen Blogserie dazu finden Sie eine sehr gute Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, mit der Sie direkt loslegen können: Getting-Things-Done #1

 

Und nicht zuletzt, ein Hinweis: Der Workshop hat eine weiterführende Frage aufgeworfen: Wie setze ich Pläne am besten um? Da das Interesse für dieses Thema sehr groß ist, sind wir gerade auf der Suche nach einem Termin für ein Seminar hierzu. Melden Sie sich hier für unseren Newsletter an, um über alle Neuigkeiten und Termine auf dem Laufenden zu bleiben: Newsletter! 

 

Wir grüßen ganz herzlich und freuen uns auf Sie!
Ihre Juliane Scheel

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Juliane Scheel

Juliane Scheel ist studierte Kommunikationswissenschaftlerin (M.A. Interkulturelle Kommunikation) und arbeitet als aktive Texterin und Lektorin sowohl im wirtschaftilchen als auch im akademischen Bereich. Zudem gibt sie Seminare und Schreibberatungen und ist damit zeitsprungs Fachfrau rund um die Themen Text und Kommunikation.

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