Ist Ordnung wirklich nur das halbe Leben?

Kathrin Scheel

Wie sinnvoll ist Personalentwicklung? Welche Spielräume gibt es in der Personalentwicklung?

 

Kreativität, Chaos und Unordnung – das sind Begriffe, die gerne zusammen auftauchen – obwohl sie tatsächlich gar nicht so viel miteinander zu tun haben.

Denn mal ehrlich: Ein unaufgeräumter Schreibtisch ist nicht kreativ, sondern einfach nur das: unaufgeräumt. Und damit erschwert er (also, der unaufgeräumte Tisch) uns das Arbeiten. Weil die Unklarheit sich ganz schnell auch auf unsere Gedanken legt.

Mit einem unstrukturierten Alltag ist es übrigens ähnlich. Da passiert es schnell, dass Freiheit mit Unstrukturiertheit verwechselt wird.. Fakt ist aber: Unstrukturiertheit macht überhaupt nicht frei, im Gegenteil! Denn wenn wir keine Struktur für unsere Aufgaben haben, dann sind wir die allermeiste Zeit damit beschäftigt zu reagieren und haben im Umkehrschluss kaum Zeit – geschweige denn Lust und Energie – übrig, um proaktiv an unseren Zielen zu arbeiten.  

Strukturieren wir hingegeben unseren Alltag, dann wird auf einmal ganz viel Raum frei: Die Aufgaben sind erledigt, JETZT können wir wirkliche Freiheit genießen.

Ich bin mir übrigens sicher, dass Einstein auch beide Seiten des Chaos kannte. Denn diese beiden Zitate stammen von ihm: Wenn ein unordentlicher Schreibtisch einen unordentlichen Geist repräsentiert, was sagt dann ein leerer Schreibtisch über den Menschen, der ihn benutzt aus?

Und auch hat er gesagt: „Nichts kann existieren ohne Ordnung. Nichts kann entstehen ohne Chaos.“

Offensichtlich brauchen wir also beides: Raum, um chaotisch-kreativ sein zu können. Und Ordnung, um alles am Laufen zu halten.

Die Kreativität ist ein Thema für sich und für Erfolg natürlich unabdingbar. Heute widmen wir uns aber der anderen Seite: Der Ordnung. Und fangen dabei mit der Ordnung auf Ihrem Schreibtisch an.

 

Wer beherrscht eigentlich wen?
Das Genie das Chaos oder das Chaos das Genie?

Das Genie beherrscht das Chaos – ein weit verbreiteter Spruch. Aber ist dem wirklich so? Natürlich wissen wir schon grob, wo etwas liegt und haben im Kopf, was besonders wichtig ist; deshalb stimmt es schon, dass wir den Überblick noch haben.

Genau hier liegt aber auch immer das Problem: Wir haben den Kopf immer voll damit, unsere wichtigsten Aufgaben nicht aus dem Blick zu verlieren. Um wieviel entspannter aber würden Sie die neue Woche angehen, wenn Sie wüssten, dass Ihr Schreibtisch aufgeräumt ist und eine übersichtliche, leicht abzuarbeitende To-do-Liste auf Sie wartet?

 

Aber noch sieht Ihre Realität vielleicht anders aus:

 

Die Akten stapeln sich auf Ihrem Schreibtisch …kleine Zettel als Gedächtnisstütze kleben überall … Ihre Ablagefächer sind voll mit Unterlagen, die Sie seit Wochen oder Monaten nicht mehr gesichtet haben und es beschleicht Sie die Angst, dass sich in den Stapeln (alles auf einen Haufen zu packen, hat Ihnen am vergangenen Freitag erst einmal ein „Schein“gefühl von Ordnung gebracht -  doch etwas Wichtiges verbirgt, was Sie auf keinen Fall übersehen dürfen. 

 

Ein unaufgeräumter Schreibtisch ist für viele Menschen demotivierend. Je unaufgeräumter, desto stärker ein gewisses Gefühl der Ohnmacht, wir fühlen uns von der Masse schlichtweg erschlagen: Womit soll ich anfangen? Wie soll ich das alles jemals schaffen?

Sie finden sich in dem beschriebenen Szenario wieder? Und am liebsten würden Sie sich gleich ans Werk machen und mit dem Aufräumen beginnen?

Ja, das wäre wohl das Beste, denken Sie, aber: Da warten schon wieder Telefonate, E-Mails, Meetings ...  an aufräumen gar nicht zu denken, dafür habe ich leider keine Zeit!

 

Keine Zeit für mehr Ordnung am Schreibtisch?

 

Da ist er wieder: Der Holzfäller, der keine Zeit hat, seine Axt zu schärfen und sich mit der stumpfen Axt durch seinen Arbeitstag schleppt.

Haben Sie tatsächlich keine Zeit? Dann betrachten Sie doch Ihren Alltag einmal umgekehrt: Wie viel Zeit geht Ihnen verloren durch das Suchen von Dokumenten, Notizen oder anderem? Und wie viel Zeit gewinnen Sie, wenn Ihr Schreibtisch übersichtlich ist und Sie Dokumente mit einem Griff zur Hand haben?

Überlegen Sie, wie es sich anfühlen könnte: Ein übersichtlicher Schreibtisch, wenige Dokumente übersichtlich angeordnet, zur Bearbeitung griffbereit … und wenn etwas bearbeitet ist, kommt es in die entsprechende Ablage. Spüren Sie die Entspannung? Ja, atmen Sie ruhig durch.

Und dann machen Sie sich ans Werk. Denn ich zeige Ihnen gleich 4 einfache Schritte, wie Sie Ihren Schreibtisch ein für alle Mal aufgeräumt bekommen – und ordentlich halten.

 

4 einfache Schritte für einen aufgeräumten Schreibtisch

 

Schritt 1 Schreibtischorganisation – Die Vorbereitung

Am besten fangen Sie mit dem Aufräumen gleich an, wenn Sie den Artikel zu Ende gelesen haben. Im Grunde also jetzt sofort. Sollten Sie jetzt WIRKLICH keine Zeit dafür haben, dann nehmen Sie sich Ihren Kalender und blocken sich innerhalb der nächsten 2 Tage 30 Minuten Zeit, um Ihren Tisch aufzuräumen.

Dann schauen Sie sich Ihren Schreibtisch einmal in Ruhe an. Wo hätten Sie gerne was und wie sortiert, damit Sie immer alles griffbereit haben? Visualisieren Sie also einmal Ihren perfekten Schreibtisch. Was brauchen Sie vielleicht, um Klarheit und Übersicht zu schaffen?

Besorgen Sie sich im Anschluss (oder in Vorbereitung auf Ihren Schreibtischtermin) ausreichend Ordnungsmittel. Überlegen Sie, womit Sie arbeiten wollen. Empfehlen kann ich Ihnen: Ordner und/oder Hängeregister für Akten und Dokumente, Stehsammler für Zeitschriften oder auch Büromaterial und kleinere und größere Boxen für Kleinteile. Für Ihre Schubladen können Sie sich Einlagen mit Kästchen besorgen.

 

Schritt 2 Schreibtischordnung – Ran ans Werk!

 Sie haben alles was Sie brauchen parat? Wunderbar! Dann geht es jetzt an Ihren Schreibtisch – ich wünsche Ihnen viel Freude dabei.

  • Als erstes räumen Sie bitte ALLES von Ihrem Schreibtisch herunter. Breiten Sie die Dinge auf dem Boden vor sich aus.
  • Säubern Sie jetzt Ihren Schreibtisch, setzen Sie sich an Ihren leeren Schreibtisch und genießen Sie die Situation einen Moment lang … Wie fühlt es sich an? Schauen Sie sich Ihren Schreibtisch noch einmal genau an und gehen Sie wieder in die Visualisierung. Wo kommen Sie gut ran? Was soll zukünftig wo stehen?
  • Widmen Sie sich jetzt all dem, was Sie zur Seite gelegt haben und verteilen Sie auf Ihrem Schreibtisch die Dinge, die Sie täglich benötigen, wie Bildschirm, Telefon, evtl.  Ablagefächer. Beschriften Sie Ihre Ablagefächer – denken Sie an ein Ablagefach für Aufgaben, die Sie jeweils tagesaktuell erledigen MÜSSEN (also mit der Aufschrift: HEUTE).
  • Jetzt platzieren Sie diejenigen Dinge, die Sie für die Aufgabe, die als nächstes ansteht, auf Ihrem Schreibtisch benötigen.
  • All das, was jetzt noch auf der Seite liegt, sortieren Sie nach Ihrem funktionierenden oder einem neu festzulegenden System: Beispielsweise können Sie Akten, die erledigt sind und die Sie nicht so schnell benötigen, in Ihrem Archiv abheften. Unterlagen, die Sie regelmäßiger benötigen, legen Sie in Ihre Hängeordner oder heften Sie in Ordner und stellen Sie in den Schrank. Kleinigkeiten verteilen Sie in Ihre Boxen, Zeitungen in einen Stehsammler…

 

Schon fertig? Super, Sie haben einen ganz wichtigen Schritt getan!!!  Gönnen Sie sich eine Belohnung!

 

Schritt 3 Schreibtischordnung - Der schwierigste: Ordnung beibehalten

Ordnung schaffen ist eine Seite, Ordnung beibehalten die andere – und mitunter die weit schwierigere. Das kommt u.a. daher, dass wir auch mit unserem Unordnungs-Verhalten einem Muster folgen, das wir jahre-, vielleicht jahrzehntelang eingeübt und perfektioniert haben. Und von dem wir wissen, dass wir es beherrschen. Eine Veränderung solcher Muster kann immer auch mit gewissen Überwindungen und kleineren Hürden einhergehen.

Deshalb die erste und vielleicht wichtigste Empfehlung: Seien Sie konsequent aber geduldig mit sich. Und, wenn Ihnen für kurze Zeit das Ordnungszepter aus der Hand gleitet, dann reden Sie mit sich, wie Sie mit einem guten Freund reden würden, dem Sie sehr wohlwollend gegenüberstehen.

Natürlich gibt es auch hier ganz praktische und hilfreiche Techniken und Prinzipien, die Sie für sich ausprobieren und anwenden können:

 

Unsere 4 Tipps für eine bessere Schreibtischorganisation

 

  1. Dinge sofort erledigen
    Machen Sie möglichst viele der Aufgaben, die Sie in kurzer Zeit – in bis zu 5 Minuten – erledigen können, sofort.
  1. Planen Sie Ihre Aufgaben
    Entscheiden Sie bei anderen Aufgaben, wann genau Sie sie bearbeiten wollen und legen Sie sie entsprechend ab. Tragen Sie die Erledigung entsprechend in Ihre Prioritätenliste ein.
  1. Trennen Sie sich von Unwichtigem
    Wenn Sie etwas nicht mehr benötigen, entsorgen Sie es sofort – in den Papierkorb – oder legen Sie es ab.
  1. Ihr Ordnungsritual
    Verlassen Sie Ihren Schreibtisch täglich leer und aufgeräumt.

 

Hört sich alles gut an, aber ....?

Sollten Sie dennoch merken, dass Sie dabei sind, Ihre begonnene Ordnung wieder aufzugeben, überlegen Sie, woran es liegt:

 

Wenn es mit Ihrer grundsätzlichen Haltung zusammenhängt, empfehle ich Ihnen folgende kleine Reflexionsübung:

Stellen Sei sich folgende Frage:

  • Wieso will ich einen aufgeräumten Schreibtisch?
  • Lohnt sich das für mich?
  • Welche Vorteile hat so ein aufgeräumter Schreibtisch?
  • Was ist meine Investition? Was muss ich dafür aufgeben?
  • Machen Sie hier Ihre persönliche Gewinn- und Verlust-Rechnung!  Positive Absicht?

 

Halten Sie immer nur für eine bestimmte Zeit durch?

Sie schaffen das tägliche sofortige oder abendliche Aufräumen immer für einen bestimmten Zeitraum und dann rutscht es Ihnen doch wieder weg?

Dann ist hier die gute, oder sagen wir, beruhigende Nachricht: Damit geht es Ihnen wie den allermeisten, die versuchen, eine Gewohnheit zu ändern. Sie brauchen sich deswegen also nicht schlecht zu fühlen. Der Trick ist: Halten Sie 30 Tage am Stück durch. 30 Tage, und Sie haben gute Chancen, die Gewohnheit beizubehalten. Und 30 Tage sind überschaubar, oder? Nehmen Sie das als gute Gelegenheit, mit einer eigentlich einfachen Aufgabe daran zu arbeiten, Ihrem Schweinehund nicht den Vortritt zu lassen. Sie schaffen das!

 

Funktioniert Ihr Ordnungssystem nicht optimal?

Identifizieren Sie, was genau optimiert werden kann und verbessern Sie das entsprechend. Sie werden schnell merken, dass es für jeden Stift und jede Akte den passenden Platz gibt. Legen Sie die Dinge dann auch genau dorthin, dann wird es Ihnen auch immer leichter fallen, alles regelmäßig an seinen Platz zurück zu räumen.

 

Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Aufräumen und Ihrem Weg zu mehr Klarheit, Struktur und Energie für die wirklich kreative Arbeit!

 

Ihre Kathrin Scheel & das Team von zeitsprung

 

Wissen Sie, dass Sie das Thema Ordnung dringend angehen müssten und schieben es dennoch immer wieder auf? Dann lesen Sie unseren Blogbeitrag

„Umgang mit unliebsamen Aufgaben- Anfangen und rechtzeitig wieder aufhören!“

 

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Kathrin Scheel

Kathrin Scheel ist Management Executive Coach (ECA), Lehrcoach und Lehrtrainerin (ECA) sowie Trainerin für Führung & Entwicklung. Und sie ist Mitgründerin von zeitsprung. Ihr sind die Einbindung von Führungskräften und Mitarbeitern im Unternehmen sowie deren Entwicklung sehr wichtig.

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