Ist Ordnung wirklich nur das halbe Leben?

Kathrin Scheel

Wie sinnvoll ist Personalentwicklung? Welche Spielräume gibt es in der Personalentwicklung?

 

Die in heutigen Zeiten viel gefragte Flexibilität erfordert ein hohes Maß an Kreativität und diese ist für viele Menschen mit Unordnung verbunden. Brauchen wir die Unordnung tatsächlich oder reden wir sie uns schön, weil wir es mit der Ordnung einfach nicht hinbekommen.

Wie immer können wir uns dann auf die ganz Großen berufen. Einstein etwa sagt: Wenn ein unordentlicher Schreibtisch einen unordentlichen Geist repräsentiert, was sagt dann ein leerer Schreibtisch über den Menschen, der ihn benutzt aus?

Wir von zeitsprung glauben, dass Ordnung – sowohl die innere als auch die äußere – einen guten Beitrag zur Stressreduktion leisten kann. Um die innere Ordnung wird es in unserem nächsten Workshop am 24.11.2016 gehen und auch unsere Gedanken zum Yoga in der vergangenen Woche tragen zur inneren Ordnung bei.

Der äußeren Ordnung – insbesondere der Schreibtischordnung -  möchten wir unseren heutigen Blogbeitrag widmen, denn, so auch Einstein: „Nichts kann existieren ohne Ordnung. Nichts kann entstehen ohne Chaos.“ Es ist also wie fast immer im Leben, wir brauchen beides, auch wenn wir uns heute der Ordnung widmen.

 

Wer beherrscht eigentlich wen?
Das Genie das Chaos oder das Chaos das Genie?

Das Genie beherrscht das Chaos – ein weit verbreiteter Spruch. Aber ist dem wirklich so? Natürlich wissen wir schon grob, wo etwas liegt und haben im Kopf, was besonders wichtig ist; deshalb stimmt es schon, dass wir den Überblick noch haben.

Um wieviel entspannter aber würden Sie die neue Woche angehen, wenn Sie wüssten, dass Ihr Schreibtisch aufgeräumt ist und eine übersichtliche, leicht abzuarbeitende To-do-Liste auf Sie wartet?

 

Aber noch sieht Ihre Realität vielleicht anders aus:

Die Akten stapeln sich auf Ihrem Schreibtisch…kleine Zettel als Gedächtnisstütze kleben überall…Ihre Ablagefächer sind voll mit Unterlagen, die Sie seit Wochen oder Monaten nicht mehr gesichtet haben und es beschleicht Sie die Angst, dass sich in den Stapeln (alles auf einen Haufen zu packen, hat Ihnen am vergangenen Freitag erst einmal ein „Schein“gefühl von Ordnung gebracht -  doch etwas Wichtiges verbirgt, was Sie auf keinen Fall übersehen dürfen. 

 

Ein unaufgeräumter Schreibtisch ist für viele Menschen demotivierend… je unaufgeräumter, desto stärker ein gewisses Gefühl der Ohnmacht… womit soll ich anfangen? Wie soll ich das alles jemals schaffen?

Sie finden sich in dem beschriebenen Szenario wieder? Und am liebsten würden Sie sich gleich ans Werk machen und mit dem Aufräumen beginnen?

Ja, das wäre wohl das Beste, denken Sie, aber: Da warten schon wieder Telefonate, E-Mails, Meetings ...  an aufräumen gar nicht zu denken, dafür habe ich leider keine Zeit!

 

Keine Zeit für mehr Ordnung am Schreibtisch?

Da ist er wieder: Der Holzfäller, der keine Zeit hat, seine Axt zu schärfen und sich mit der stumpfen Axt durch seinen Arbeitstag schleppt.

Haben Sie tatsächlich keine Zeit? Dann betrachten Sie doch Ihren Alltag einmal umgekehrt: Wie viel Zeit geht Ihnen verloren durch das Suchen von Dokumenten, Notizen oder anderem? Und wie viel Zeit gewinnen Sie, wenn Ihr Schreibtisch übersichtlich ist und Sie Dokumente mit einem Griff zur Hand haben?

Überlegen Sie, wie es sich anfühlen könnte…ein übersichtlicher Schreibtisch, wenige Dokumente übersichtlich angeordnet, zur Bearbeitung griffbereit… und wenn etwas bearbeitet ist, kommt es in die entsprechende Ablage. Spüren Sie die Entspannung? Ja, atmen Sie ruhig durch.

In der folgenden Übung stelle ich Ihnen ausgewählte Möglichkeiten und Techniken für die Organisation und das Aufräumen Ihres Schreibtisches vor. Techniken, mit deren Hilfe Sie Ihren Schreibtisch auch langfristig übersichtlich halten können.

 

4 einfache Schritte für einen aufgeräumten Schreibtisch

 

Schritt 1 Schreibtischorganisation – Die Vorbereitung

Setzen Sie sich einen festen Termin, zu dem Sie Ihren Schreibtisch aufräumen. Der Termin sollte innerhalb der nächsten 3 Tage stattfinden. Falls Sie es schon gleich schaffen, umso besser!

Reservieren Sie sich für das Aufräumen im ersten Schritt einmalig ein Zeitkontingent von ca. 30 Minuten (je nach Zustand Ihres Schreibtisches)

  • Tragen Sie Ihren Aufräumtermin in Ihren Terminkalender ein und nehmen Sie ihn genauso wichtig wie andere Termine.
  • Besorgen Sie sich im Vorfeld ausreichend Ordnungsmittel für Ihren Termin. Überlegen Sie, womit Sie arbeiten wollen. Empfehlen kann ich Ihnen: Ordner und / oder Hängeregister für Akten und Dokumente, Stehsammler für Zeitschriften oder auch Büromaterial und kleinere und größere Boxen für Kleinteile. Für Ihre Schubladen können Sie sich Einlagen mit Kästchen besorgen.

 

Schritt 2 Schreibtischordnung – Ran ans Werk!

 Sie haben alles was Sie brauchen parat? Wunderbar, Sie werden sich jetzt Ihrem Schreibtisch widmen – ich wünsche Ihnen viel Freude dabei.

  • Zuerst möchte ich Sie bitten: räumen Sie ALLES von Ihrem Schreibtisch herunter. Legen Sie die Dinge auf den Boden oder anderswohin…
  • Säubern Sie jetzt Ihren Schreibtisch, setzen Sie sich an Ihren leeren Schreibtisch und genießen Sie die Situtation… nur für einen Moment… wie fühlt es sich an… schauen Sie Ihren Schreibtisch genau an… welches sind Bereiche, an die Sie von Ihrem Platz aus gut rankommen… wo soll zukünftig was stehen?
  • Widmen Sie sich jetzt all dem, was Sie zur Seite gelegt haben und verteilen Sie auf Ihrem Schreibtisch die Dinge, die Sie täglich benötigen, wie Bildschirm, Telefon, evtl.  Ablagefächer. Beschriften Sie Ihre Ablagefächer – denken Sie an ein Ablagefach für Aufgaben, die Sie jeweils tagesaktuell erledigen MÜSSEN (also mit der Aufschrift: HEUTE).
  • Jetzt platzieren Sie diejenigen Dinge, die Sie für die Aufgabe, die als nächstes ansteht, auf Ihrem Schreibtisch benötigen.
  • All das, was jetzt noch auf der Seite liegt, sortieren Sie nach Ihrem funktionierenden oder einem neu festzulegenden System: Beispielsweise können Sie Akten, die erledigt sind und die Sie nicht so schnell benötigen, in Ihrem Archiv abheften. Unterlagen, die Sie regelmäßiger benötigen, legen Sie in Ihre Hängeordner oder heften Sie in Ordner und stellen Sie in den Schrank. Kleinigkeiten verteilen Sie in Ihre Boxen, Zeitungen in einen Stehsammler…

 

Schon fertig? Super, Sie haben einen ganz wichtigen Schritt getan!!!  Gönnen Sie sich eine Belohnung!

 

Schritt 3 Schreibtischordnung - Der schwierigste: Ordnung beibehalten

Ordnung schaffen ist eine Seite, Ordnung beibehalten die andere – und mitunter die weit schwierigere. Das kommt u.a. daher, dass wir auch mit unserem Unordnungs-Verhalten einem Muster folgen, das wir jahre-, vielleicht jahrzehntelang eingeübt und perfektioniert haben. Und von dem wir wissen, dass wir es beherrschen. Eine Veränderung solcher Muster kann immer auch mit gewissen Überwindungen und kleineren Hürden einhergehen.

Deshalb die erste und vielleicht wichtigste Empfehlung: Seien Sie konsequent aber geduldig mit sich. Und, wenn Ihnen für kurze Zeit das Ordnungszepter aus der Hand gleitet, dann reden Sie mit sich, wie Sie mit einem guten Freund reden würden, dem Sie sehr wohlwollend gegenüberstehen.

Natürlich gibt es auch hier ganz praktische und hilfreiche Techniken und Prinzipien, die Sie für sich ausprobieren und anwenden können:

 

Unsere 4 Tipps für eine bessere Schreibtischorganisation

 

  1. Dinge sofort erledigen
    Machen Sie möglichst viele der Aufgaben, die Sie in kurzer Zeit – in bis zu 5 Minuten – erledigen können, sofort.
  1. Planen Sie Ihre Aufgaben
    Entscheiden Sie bei anderen Aufgaben, wann genau Sie sie bearbeiten wollen und legen Sie sie entsprechend ab. Tragen Sie die Erledigung entsprechend in Ihre Prioritätenliste ein.
  1. Trennen Sie sich von Unwichtigem
    Wenn Sie etwas nicht mehr benötigen, entsorgen Sie es sofort – in den Papierkorb – oder legen Sie es ab.
  1. Ihr Ordnungsritual
    Verlassen Sie Ihren Schreibtisch täglich leer und aufgeräumt.

 

Hört sich alles gut an, aber ....?

Sollten Sie dennoch merken, dass Sie dabei sind, Ihre begonnene Ordnung wieder aufzugeben, überlegen Sie, woran es liegt:

 

Wenn es mit Ihrer grundsätzlichen Haltung zusammenhängt, empfehle ich Ihnen folgende kleine Reflexionsübung:

Stellen Sei sich folgende Frage:

  • Wieso will ich einen aufgeräumten Schreibtisch?
  • Lohnt sich das für mich?
  • Welche Vorteile hat so ein aufgeräumter Schreibtisch?
  • Was ist meine Investition? Was muss ich dafür aufgeben?
  • Machen Sie hier Ihre persönliche Gewinn- und Verlust-Rechnung!  Positive Absicht?

 

Halten Sie immer nur für eine bestimmte Zeit durch?

Sie schaffen das tägliche sofortige oder abendliche Aufräumen immer für einen bestimmten Zeitraum und dann rutscht es Ihnen doch wieder weg?

  • Dann überprüfen Sie Ihre Tages- und Wochenpläne!
  • Planen Sie hier ausreichend Zeit für administrative oder verwaltende Aufgaben ein!
  • Wenn Ihnen das tägliche Aufräumen doch wieder einmal wegrutscht – macht nichts! Starten Sie am nächsten Tag einfach wieder neu!

 

Funktioniert Ihr Ordnungssystem nicht optimal?

Identifizieren Sie, was genau optimiert werden kann und verbessern Sie das entsprechend.

Und übrigens: Nach dem Schreibtisch können Sie sich auch Ihrem PC und den E-Mail-Postfächern zuwenden.

 

Wir wünschen Ihnen einen geordneten Start in die neue Woche!
Ihre Kathrin Scheel & das Team von zeitsprung

 

Wissen Sie, dass Sie das Thema Ordnung dringend angehen müssten und schieben es dennoch immer wieder auf? Dann lesen Sie unseren Blogbeitrag

„Umgang mit unliebsamen Aufgaben- Anfangen und rechtzeitig wieder aufhören!“

 

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Kathrin Scheel

Kathrin Scheel ist Management Executive Coach (ECA), Lehrcoach und Lehrtrainerin (ECA) sowie Trainerin für Führung & Entwicklung. Und sie ist Mitgründerin von zeitsprung. Ihr sind die Einbindung von Führungskräften und Mitarbeitern im Unternehmen sowie deren Entwicklung sehr wichtig.

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