Mehr Zeit für Wichtiges im Job – ein pragmatischer Tipp zum Nachmachen

Führung & Unternehmenskultur Dominic Böhmer

Wer hat das als Führungskraft nicht auch schon einmal erlebt: das Gefühl, oftmals nur operative Strohfeuer zu löschen, aber nicht genug Zeit für die Themen zu haben, die sich mittel- oder langfristig auszahlen. Hierzu zählt vor allem auch die eigentliche Führungsarbeit, also Zeit für die eigenen Mitarbeiter.

Viel Zeit für Lästiges

Eine Studie hat ergeben: Führungskräfte verbringen viel Zeit mit Dingen, die sie eigentlich als lästig und wenig lohnenswert empfinden. So verbrachten die Führungskräfte aus der Studie etwa zwei Drittel ihrer Arbeitszeit mit Schreibtischarbeit und Abstimmungen/Meetings mit Kollegen auf derselben Hierarchieebene. Dass ein Viertel bis ein Drittel der Führungskräfte diese Tätigkeiten als lästig einstufte, erstaunt nicht wirklich. Überraschender ist da schon, dass knapp die Hälfte der Führungskräfte zu der Erkenntnis gelangte, dass diese Aufgaben leicht delegierbar seien.

Wichtiges von Unwichtigem trennen

Häufig wird zur Priorisierung der eigenen Aktivitäten im Job die Eisenhower-Matrix genutzt: Eine Achse beschreibt die Wichtigkeit der jeweiligen Aktivität, die andere Achse deren Dringlichkeit. In der Studie haben Birkinshaw und Cohan einen – wie ich finde – pragmatischeren und anschaulicheren Fragebogen zur Bewertung der Aktivitäten genutzt.

Nehmen Sie einmal den gestrigen Tag (oder den Tag davor) und sammeln Sie alle Tätigkeiten, die Sie erledigt haben (in 30- bis 60-Minuten-Blöcken). Beantworten Sie dann für jede der Tätigkeiten folgende vier Fragen:

Die weiteren Schritte

Markieren Sie die Aktivitäten, bei denen Sie für sich Handlungsbedarf erkannt haben und schreiben Sie hinter jede dieser Aktivitäten, ob Sie diese Aktivität

  • sofort einstellen können
  • mit wenig Aufwand delegieren können
  • mittelfristig so umgestalten können, dass sie weniger Zeit benötigt, delegierbar wird oder zum Teil eingestellt werden kann.

Wichtig: Nehmen Sie sich für die frei werdende Zeit Aufgaben vor, die Ihnen wichtig sind. Das können wichtige Aufgaben im Büro sein, bspw. die Führung von Mitarbeitern. Das kann aber auch mehr Zeit mit Ihrer Familie sein. Sie sollten diese wichtigen Aufgaben nur aktiv einplanen, sonst finden sich schnell wieder weniger wichtige Zeitfresser.

 

Quellen und weiterführende Hinweise

  • Birkinshaw, J., Cohan, J. (2013). Schaffen Sie Platz für Wichtiges. Harvard Business Manager, 11/2013, S. 98-103
  • Birkinshaw, J. (2013). Becoming a better boss. Wiley, New York

 

 

Bildnachweis Titelfoto: Stokkete/shutterstock.com

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Dominic Böhmer

Dominic Böhmer

Dominic Böhmer ist Managementberater und Business Coach. Gemeinsam mit Kathrin Scheel hat er zeitsprung gegründet … für Unternehmen, die nachhaltige Veränderungen wollen und neben funktionierenden Prozessen & Strukturen auch Impulse für Führung & Zusammenarbeit suchen.

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