Kritikgespräche führen – mit der richtigen Zielsetzung

Führung & Unternehmenskultur Kathrin Scheel

 

Ich will ehrlich sein: Kritik üben ist wirklich keine leichte Aufgabe. Und so richtig viel Spaß macht es wahrscheinlich niemandem. Aber trotzdem – oder gerade deswegen - gehört eine gute Kritikfähigkeit – in beiden Richtungen – zu den Schlüsselkompetenzen einer erfolgreichen Führungskraft. Insbesondere dann, wenn Sie Ihr Employer Branding aufbauen oder verbessern wollen, ist eine offene Unternehmenskultur maßgebend für Ihren Erfolg. Zu einer positiven und konstruktiven Fehlerkultur gehört naturgemäß auch, Fehler zu erkennen und einzugestehen, um dann eine entsprechende Kursänderung vornehmen zu können. Deswegen zeige ich Ihnen heute, wie Sie gute Kritik zum festen Bestandteil Ihrer Arbeitgebermarke machen können.

Nehmen wir der Einfachheit halber einen konkreten Fall als Ausgangspunkt. Stellen Sie sich Frau Müller vor: Sie ist in letzter Zeit ständig unpünktlich und wirkt manchmal den anderen Mitarbeitern gegenüber ziemlich unfreundlich. Sogar Terminzusagen hat sie schon verschwitzt und ihre Arbeit wird fahriger - immer öfter schleichen sich Fehler ein. So kann es nicht weitergehen! Also haben Sie sich dazu entschlossen, mit Frau Müller zu sprechen.

Stellt sich nun nur noch die Frage, wie Sie das Kritikgespräch jetzt angehen. Am besten: Gut vorbereitet, mit einem Gesprächsziel im Kopf und offen für eine gemeinsame Lösungsfindung. Und so geht’s konkret:

 

3 Tipps zur Vorbereitung eines Kritikgespräches

  • Führen Sie ein Kritikgespräch möglichst zeitnah. Sie kennen das: Je länger Sie warten, desto mehr stauen sich bei Ihnen Ärger und Unmut an.
  • Sind Sie sehr aufgebracht, dann schlafen Sie eine Nacht darüber, das kann wahre Wunder bewirken! Das Kritikgespräch sollte nicht dazu dienen, Dampf abzulassen, sondern eine Lösung für die Situation zu schaffen.
  • Wenn Sie das Gespräch terminieren, sagen Sie konkret, worum es geht, beispielsweise „Ich möchte mit Ihnen über Ihre Pünktlichkeit sprechen.“ oder „Ich möchte mit Ihnen darüber sprechen, wie die aufgetretenen Fehler zukünftig vermieden werden können.“ So weiß Ihr Gegenüber, was ihn oder sie erwartet und kann sich ebenfalls auf das Gespräch vorbereiten.

 

Die 4 Phasen im Ablauf eines Kritikgesprächs

Bewährt hat es sich, das Kritikgespräch in vier Phasen einzuteilen:

  • Eröffnung
  • Klärung
  • Lösung
  • Abschluss

 

Die Eröffnung

In der Eröffnung geht es darum, den Rahmen für das Kritikgespräch festzulegen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ruhe haben und nicht gestört werden. Sprechen Sie das Thema direkt und ohne Umschweife an. Smalltalk ist als Einleitung für ein Kritikgespräch ungeeignet. Gestalten Sie das Kritikgespräch so kurz wie möglich, unter Umständen sind schon 10 – 15 Minuten ausreichend. Und seien Sie sich bewusst, was Sie mit dem Kritikgespräch erreichen wollen: Sie wollen eine Lösung entwickeln. Deshalb ist ein sachlicher Ton Voraussetzung.

 

Die Klärungsphase

In der Klärungsphase sollten Sie möglichst nüchtern beschreiben, was Ihnen aufgefallen ist, ohne das Verhalten direkt zu bewerten. Beispielsweise: „In den vergangenen Wochen sind in Ihrem Arbeitsbereich folgende Fehler aufgetreten: … (konkrete Beschreibung). Was denken Sie, wie es dazu kam?“ Geben Sie Ihrem Mitarbeiter also die Möglichkeit, Stellung zu beziehen und seine Sicht der Dinge darzustellen. Das ist besser, als den Mitarbeiter direkt als unzuverlässig zu beschimpfen. Im Zweifel kennen Sie einfach noch gar nicht alle Aspekte, die zu den Fehlern geführt haben.

 

Die Lösung

Zur Entwicklung einer Lösung helfen offene Fragen: „Was können Sie tun, um den Fehler zukünftig zu vermeiden?“ Mit dieser Frage fokussieren Sie auf den Lösungsbeitrag des Mitarbeiters. Das ist insbesondere auch bei Mitarbeitern hilfreich, die die Schuld in ihrem Umfeld suchen. Lassen Sie dem Mitarbeiter etwas Zeit, eigene Lösungsansätze zu entwickeln. Ergänzen Sie diese Lösungsansätze dann bei Bedarf.

Wie kann ich oder das Team Sie unterstützen? Oder: Was müssen wir gemeinsam verbessern? ... sind weitere hilfreiche Fragen in Richtung Lösung.

 

Der zusammenfassende Abschluss

Fassen Sie zum Abschluss die Ergebnisse des Gespräches noch einmal kurz zusammen. Vereinbaren Sie mit dem Mitarbeiter konkrete Lösungsschritte und machen Sie deutlich, was Ihre Erwartungshaltung ist. Bieten Sie Unterstützung an! Und legen Sie einen Termin fest, an dem Sie sich noch einmal zusammensetzen, um den Fortschritt zu bewerten.

 

Und Frau Müller?

Führen Sie das Kritikgespräch so, dass in dessen Verlauf eine tragfähige Lösung entstehen kann, die der Mitarbeiter auch umsetzen will. Das gelingt am besten, wenn Sie mit dem Mitarbeiter auf Augenhöhe sprechen.

Im Beispiel von Frau Müller stellte sich während des Gesprächs schnell heraus, dass sie gerade mit einem Einbruch in ihrer aktuellen Lebenssituation zu kämpfen hat; ihr Mann will sich scheiden lassen. Auch wenn private Angelegenheiten nicht primär etwas im Arbeitsumfeld zu suchen haben, ist bei einem Kritikgespräch die Zeit, sich intensiver zu unterhalten. Zeigen Sie in einem solchen Fall Verständnis und versuchen Sie gleichzeitig, mit Frau Müller zusammen eine Lösung zu finden, um die Qualität und Zuverlässigkeit wieder auf das gewohnte Niveau zu heben. Vielleicht kann Frau Müller einen Teil ihrer Arbeit im Homeoffice erledigen, um Flexibilität für nötige Termine zu finden? Vielleicht ist auch zeitnah ein Urlaub oder ein verlängertes Wochenende möglich, damit sie wieder Kraft sammeln und sich sortieren kann? Gehen Sie offen und lösungsorientiert an das Gespräch heran.

Wir sind alle Menschen und private Umbrüche können jeden von uns vorübergehend aus der Bahn werfen. Wenn Sie Verständnis zeigen, wird Frau Müller mit großer Sicherheit sehr dankbar sein und sich nach Kräften bemühen, Ihre Arbeitsqualität wieder auf ein hohes Niveau zu bringen.

Und noch ein Hinweis: Vielleicht schreiben Sie sich das Thema Fehlerkultur auch grundsätzlich auf die Fahnen zur Entwicklung Ihrer Arbeitgebermarke?

Wenn Sie konkrete Fragen zu einem bevorstehenden Mitarbeiter-Kritik-Gespräch haben, wenden Sie sich gerne an uns – unsere geschlossene Facebook-Gruppe steht Ihnen immer zur Verfügung oder Sie schicken uns eine Mail an scheel@zeitsprung-c2.de. Und in unserem eBook zum Thema Employer Branding finden Sie alles, was Sie wissen müssen, um eine erfolgreiche Arbeitgebermarke aufzubauen.

  

Herzlichst Ihre 

Kathrin Scheel

 

Bildnachweis Titelfoto: DANIEL BARQUERO/shutterstock.com

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Kathrin Scheel

Kathrin Scheel ist Management Executive Coach (ECA), Lehrcoach und Lehrtrainerin (ECA) sowie Trainerin für Führung & Entwicklung. Und sie ist Mitgründerin von zeitsprung. Ihr sind die Einbindung von Führungskräften und Mitarbeitern im Unternehmen sowie deren Entwicklung sehr wichtig.

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