#3: Getting things done: Die Erfolgsmethode GTD für Ihr Selbstmanagement

1 Comments Juliane Scheel

Getting Things Done - Selbstmanagement nach Allen

In Teil 1 und Teil 2 unserer Blogserie haben Sie bereits die Grundzüge der Methode „Getting things done“ kennengelernt, Ihre Aufgaben und Pläne gesammelt und angefangen, sich ein eigenes System einzurichten und Ihre To-Dos entsprechend zu sortieren. In diesem Artikel soll es nun darum gehen, noch einmal ein wenig Licht in die praktische Umsetzung der Methode zu bringen. Hierfür haben wir ein paar Punkte herausgesucht, die erfahrungsgemäß gerade am Anfang schnell Schwierigkeiten bereiten können.

 

Ihre Someday/Maybe-Liste.

Die Someday/Maybe-Liste kann schnell übersichtlich und schwer greifbar werden, weil Sie tendenziell zwei Dinge vermischt:

  1. Ihre großen Lebensziele und -pläne, zum Beispiel Ihre Vision, eines Tages auf einer großen Bühne zu stehen oder große Freizeiterlebnisse wie die Weltreise oder der Fallschirmsprung und
  1. kleinere Aktivitäten, die Sie vielleicht machen möchten, über die Sie jetzt jedoch noch nicht entscheiden können. In diese Kategorie fiele zum Beispiel ein Konzert, für das der Kartenvorverkauf erst in einigen Wochen beginnt. Die Bandbreite in der Someday/Maybe-Sparte ist also ziemlich groß.

 

Es gibt zwei sehr gute Wege, um der Someday/Maybe-Liste dennoch gut Herr – bwz. Frau – zu werden:

  1. Die regelmäßige Durchsicht.
    Das ist hier besonders wichtig, denn über die meisten der Einträge, die auf dieser Liste stehen, werden Sie im Alltag nicht so häufig von allein stolpern. Sorgen Sie also aktiv dafür, immer wieder abzugleichen, welche Ziele für Sie noch passen, was sich verändert hat und für welche Pläne vielleicht genau jetzt die richtige Zeit ist.
  1. Ticklern verschafft Zeit.
    Für Fälle wie das Konzertbeispiel schlägt Allen vor, einen sogenannten Tickler zu setzen. Das heißt, Sie notieren sich im Kalender den Tag des Vorverkaufsbeginns und entscheiden dann an diesem Tag, ob und mit wem Sie tatsächlich auf das Konzert gehen. So werden Sie rechtzeitig daran erinnert, sich im Zweifel Karten zu kaufen und müssen bis dahin über diese Frage nicht nachdenken. Der Trick von Ticklern ist, sich in erster Linie die Entscheidungszeit zu terminieren, nicht das Ereignis als solches. Das ist so einfach wie genial. Viele von uns hätten sich wahrscheinlich das Datum des Konzertes eingetragen – um dann zu merken, dass es nun zu spät ist. Notieren Sie sich hingegen den Vorverkaufsstart, können Sie zu gegebener Zeit entspannt Ihre Entscheidung treffen. Nutzen Sie die Tickler-Funktion unbedingt, Sie wird Ihnen viel Erinnerungsarbeit ersparen!

 

Projektplanung: Wie Sie Projekte entspannt managen und garantiert voranbringen

Dem Thema Projekte widmet Allen in seinem Buch besonders viel Aufmerksamkeit, deswegen möchte ich es an dieser Stelle auch noch einmal aufgreifen.

Was Sie, wenn Sie die Tipps aus dieser Blogserie befolgt haben, bisher getan haben, war im Grunde, Ihre Aufgaben und Projekte horizontal zu erfassen; Sie haben sich damit einen Gesamtüberblick verschafft. Bei der weiteren Projektarbeit geht es nun darum, einen vertikalen Plan zu entwerfen, also in die Tiefe zu gehen.

Ich hatte es an anderer Stelle bereits erwähnt: David Allen spricht relativ schnell von Projekten. Im Grunde bezeichnet er alles als Projekt, was mehr als zwei Handlungsschritte umfasst, die länger als zwei Minuten in Anspruch nehmen. Entscheiden Sie am besten selbst, wie feingliedrig Sie bei der Definition vorgehen möchten.

 

Wenn Sie nun ein Projekt auf dem Tisch liegen haben, so schlägt Allen vor, sich zu Beginn über zwei Dinge klar zu werden:

  1. Was ist der Zweck meines Projekts?
  2. Wie sieht der ideale Projektausgang aus?

 

Sie definieren also einen Sinn und visualisieren sich den perfekten Projektausgang. Damit nutzen Sie gleich zwei der wichtigsten Erfolgsmethoden:

Erstens Ihrer Arbeit Sinn zu geben – und sich an eben diesen Sinn zu erinnern. Das wird Ihnen auch über Durststrecken hinweg helfen.

Und zweitens die erfolgreiche Visualisierung; ein gut untersuchter und nachgewiesener Erfolgsmotor. Lesen Sie hier noch einmal nach: Erfolge visualisieren - Die Kraft der inneren Bilder.

 

Schrittweises Vorgehen

Als nächstes brechen Sie Ihr Projekt in einzelne Schritte herunter. Die Pflicht dabei: Sie müssen mindestens den nächsten Schritt definieren und dieser nächste Schritt muss konkret umsetzbar sein. So bringen Sie auch sehr komplexe Projekte ins Rollen.

Ein Beispiel: Sie wollen sich um einen neuen Job bewerben. Der Zweck ist, sich einer neuen Herausforderung zu stellen und mehr Geld zu verdienen.

Ihre Vision könnte so aussehen: Vor Ihrem inneren Auge sehen Sie sich selbst, wie Sie fröhlich ins Büro gehen und mit Neugierde die Aufgaben erwarten, die Sie heute erledigen werden. Schon auf dem Weg zum Gebäude treffen Sie den ersten netten Kollegen, mit dem Sie sich gleich für später zum gemeinsamen Mittagessen verabreden. Sie können spüren, dass heute ein guter Tag wird und freuen sich auf alles, was kommt.

Ihr nächster Schritt zu diesem Traumjob ist nun, noch einmal herauszufinden, worauf Sie am meisten Lust haben. Dafür machen Sie mit sich selbst einen Termin zum Brainstorming aus; morgen Abend nehmen Sie sich dafür eine Stunde Zeit, notieren Sie das in Ihrem Kalender! Anschließend werden Sie passende Stellen recherchieren. Dann müssen Sie Ihren CV erneuern, dafür brauchen Sie zuallererst neue Passfotos. Setzen Sie das auf Ihre Erledigungs-Liste, dann können Sie sich gleich darum kümmern, wenn Sie das nächste Mal unterwegs sind. Und so weiter. So nimmt Ihre Projektumsetzung Stück für Stück Form an und Sie können im Grunde gar nicht anders, als Ihr Ziel zu erreichen.

 

Die Fallstricke von GTD?

Tatsächlich gibt es bei der Methode nur einen einzigen wirklichen Fallstrick: Sie kann anfangs sehr, oder sogar zu komplex erscheinen.

Dazu kann ich aus eigener Erfahrung sagen, dass dieses Gefühl ganz schnell vorbeigeht, sobald man einmal über den Berg des ersten Sammelns und Einrichtens hinaus ist. Und man wird mit einer ganzen neuen Klarheit belohnt und dem Gefühl, tatsächlich alles schaffen zu können, was man sich vornimmt, weil es jetzt

  1. a) ein System gibt, das gut geführt (!) im Grunde wie ein persönlicher Assistent für einen arbeitet und es
  2. b) eine Methode gibt, die selbst die komplexesten Projekte handhabbar macht.

Glauben Sie mir, ich war anfangs auch skeptisch ob der Umsetzbarkeit, aber ausprobieren lohnt sich wirklich! Und wenn Sie Fragen haben oder an einem bestimmten Punkt nicht weiterkommen, zögern Sie nicht, sich an uns zu wenden! Wir freuen uns, wenn wir helfen können. Außerdem wird es schon am 21.06.2017 ein weiteres MeetUp in Berlin (https://www.meetup.com/de-DE/Getting-Things-Done-Meetup/events/238978689/?eventId=238978689) zu dem Thema geben, bei dem der persönliche Austausch über die praktische Umsetzung der Methode im Vordergrund steht.

 

 

Die praktische Umsetzung: Digitale und analoge Systeme

 

Falls Sie jetzt noch immer nicht genau wissen, wie Sie am besten ein System aufsetzen sollen, dann helfen Ihnen vielleicht die folgenden Tipps weiter.

  1. Notiz-Apps verwenden
    Evernote habe ich schon häufiger empfohlen. Wer jedoch lieber mit einem anderen digitalen Notizbuchprogramm arbeiten möchte, findet zum Beispiel hier eine übersichtliche Liste mit möglichen Alternativen: Diese Notiz-Apps bringen Ordnung in Ihr Leben.
  1. Analog eignen sich am besten Hängeregister; hier muss nichts abgeheftet werden und Notizen oder Referenzmaterialien lassen sich schnell entnehmen und im Zweifel umsortieren. Die von Allen vorgeschlagene Variante umfasst 43 Ordner: Einen Ordner für jeden Tag des Monats, plus 31 Tagesordner. Wenn nun also am 25. des Monats der Vorverkauf für Ihr Konzert beginnt, stecken Sie sich eine Notiz in diesen Ordner. Morgens entnehmen Sie einfach den jeweiligen Tagesordner und gehen die Blätter nach der gewohnten Methode durch. Die leere Mappe stecken Sie anschließend hinter den nächsten Monatsordner. Sollte ein Tagesordner noch im aktuellen Monat in Benutzung sein, Sie müssen jedoch schon eine Notiz für den kommenden ablegen, stecken Sie diese einfach in den betreffenden Monatsordner. Am Monatsanfang sortieren Sie dann in die einzelnen Tage. Zusätzlich zu diesem Kalendersystem können Sie sich natürlich Themenregister anlegen, zum Beispiel für einzelne Projekte, Meetings etc..
  1. Es gibt mittlerweile auch eine relativ breite Auswahl an digitalen Systemen, die zum Teil sehr stark auf die Umsetzung der GTD-Methode ausgelegt sind. Sie finden zum Beispiel hier eine Liste mit möglichen Programmen. Wieder gilt: Probieren Sie ein bisschen herum und finden Sie heraus, was am besten zu Ihnen passt. Und denken Sie daran: Das Implementieren des Systems macht zwar anfangs etwas Arbeit, die Investition wird sich aber auszahlen!

 

Zu guter Letzt bleibt natürlich noch, Ihnen das Buch von David Allen zu empfehlen: Der deutsche Titel lautet: „Wie ich die Dinge geregelt kriege“.

 

Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Experimentieren!

Herzlichst Ihre
Juliane Scheel

PS: Auch in unserem Workshop am 06.07.2017 Entspannung & Zeit durch Ordnung spielen die Ansätze von David Allen eine Rolle!

Und wer zu der von unserer Kollegin Maren Müller geleiteten Meetup-Gruppe dazustoßen will, ist herzlich eingeladen!!!
Meetup-Gruppe

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Juliane Scheel

Juliane Scheel ist studierte Kommunikationswissenschaftlerin (M.A. Interkulturelle Kommunikation) und arbeitet als aktive Texterin und Lektorin sowohl im wirtschaftilchen als auch im akademischen Bereich. Zudem gibt sie Seminare und Schreibberatungen und ist damit zeitsprungs Fachfrau rund um die Themen Text und Kommunikation.

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Kommentare

Steffi
Steffi

Liebe Juliane,
vielen herzlichen Dank für die Reihe zu GTD. Ich habe viel aus Deinem Input herausgezogen. Für die Sortierung - die ich lieber offline mache - reicht es aktuell bei mir mit einem kleinen Visitenkarten-Kasten. In meiner Hosentasche habe ich immer einen Stift und ein ein paar Karteikarten, die ich dann am Abend einsortiere.
Was packst Du alles in Dein Hängeregister? Warum ist Dein Ablagesystem so groß?
Und wie funktioniert Dein Update? Ich stelle mir eine "Synchronisierung" des Offline- und Online-Systems etwas umständlich vor.

Lieben Dank für Deinen Input und beste Grüße
Steffi

Antwort von Juliane Scheel

Liebe Steffi,

vielen Dank für deinen Kommentar; ich freue mich, dass wir dir mit der Reihe etwas Input geben konnten! Nun zu deinen Fragen: Mein Hängeregister ist deswegen so groß, weil ich dort wirklich ALLES einsortiere. Also auch Briefe, Rechnungen, Kassenzettel, Notizen, die ich unterwegs gemacht habe, usw.. All das landet dann erstmal in der Eingangsmappe und wird anschließend weiter verarbeitet. Nun ist es aber natürlich auch so, dass lange nicht immer alle meine Mappen gefüllt sind. So habe ich zum Beispiel gemerkt, dass für mich persönlich das 43er-System, wie Allen es vorschlägt (also für all 31 Tage und alle 12 Monate eine Mappe), nicht so viel Sinn macht; meine Tagesmappen waren fast immer leer. Ich arbeite und denke lieber in Projekten und Aufgaben und habe auch dementsprechend meine Mappen gelabled. Hier muss man glaube ich einfach ein bisschen probieren und herausfinden, was für einen selbst am besten passt.

Und deine zweite Frage: Das Update ist für mich insofern nicht schwierig, als dass sich online und offline kaum überschneiden, höchstens parallel laufen. Nehmen wir als Beispiel ein bestimmtes Projekt: Wenn ich an dem Projekt arbeite, dann schnappe ich mir die dazugehörige Offline-Mappe und mache gleichzeitig das digitale Notizbuch auf. Dann habe ich alles auf einen Blick. Archivmaterialien, also zum Beispiel Zeitungsartikel, belasse ich dabei in ihrer analogen Form, Ideen arbeite ich in mein digitales System mit ein. Oder sagen wir, ich arbeite meine Überweisungen ab. Dann nehme ich mir das entsprechende Hängeregister und zahle alle Rechnungen, die ich dort gesammelt habe. Anschließend schaue ich noch in meinem Onlinesystem nach, ob dort noch digitale Rechnungen abgelegt sind und erledige das direkt im Anschluss.

Ich hoffe, das bringt ein bisschen Klarheit?! Ansonsten freue ich mich über weitere Fragen! Und falls Du die Möglichkeit hast, kann ich Dir sehr empfehlen, zum nächsten Treffen unserer Meetup-Gruppe zu kommen. Wann das stattfindet, erfährst du auch über unseren Newsletter. Den direkten Austausch habe ich wirklich als sehr bereichernd empfunden.


Herzliche Grüße

Juliane