#2: Getting things done: Die Erfolgsmethode GTD für Ihr Selbstmanagement

Juliane Scheel

Getting Things Done - Selbstmanagement nach Allen

Nachdem wir im ersten Teil die Grundidee der Methode „Getting things done“ von David Allen vorgestellt und mit dem Sammeln all Ihrer To-Dos begonnen haben, soll es diese Woche darum gehen, wie Sie in einem nächsten Schritt Ordnung und Struktur in Ihre Aufgaben und Pläne bekommen.

 

Die Aufgabe der letzten Woche: Alle ToDo´s in Eingangskörben sammeln

Ich hatte Sie in der letzten Woche darum gebeten, alle Dinge, die Sie zu tun haben und auch die, die Sie gerne tun möchten, aufzuschreiben und in Eingangskörben zu sammeln.

Wie ist es Ihnen damit gegangen? Ist es Ihnen gelungen, gute Eingangssysteme für sich zu etablieren? Falls Sie Unterstützung benötigen, zögern Sie bitte nicht, sich über die Kommentarfunktion oder gerne auch per E-Mail an uns zu wenden; wir helfen Ihnen sehr gerne dabei, eine gute Lösung zu finden.

 

Für den Moment nehmen Sie sich bitte Ihre Eingangskörbe vor. Wir werden jetzt Notiz für Notiz durchgehen und entscheiden, wie mit der jeweiligen Aufgabe weiter zu verfahren ist. Wichtig dabei ist, dass Sie keine Notiz überspringen („das entscheide ich später“ gibt’s nicht!) und nicht priorisieren. Sie arbeiten den Stapel in genau der Sortierung durch, in der er jetzt ist.

Nehmen Sie sich also Ihre erste Notiz. Dann entscheiden Sie:

 

1. Können Sie in Bezug auf Ihre Notiz jetzt etwas tun?

Wenn ja: Dauert die Erledigung der Aufgabe weniger als zwei Minuten?
Ist die Antwort wieder Ja, erledigen Sie es sofort!

Benötigt die Erledigung der Notiz mehr als zwei Minuten, dann kommen zwei Möglichkeiten infrage. Entweder Sie terminieren oder Sie delegieren. Sie gehen also wie folgt vor:

a) Terminieren Sie die Aufgabe.

Für mich liegt hier ein großer Unterschied zur üblichen To-Do-Liste, weil ich mit dem Blick auf meinen Kalender sehr viel realistischer an die Zeitplanung herangehe: Wann bereite ich den Workshop zum Thema Zeitmanagement vor? Wann schreibe ich den nächsten Blog etc.?

David Allen unterscheidet auch zwischen dem nächsten Schritt und einem Projekt!

Wenn es sich um etwas handelt, das komplexer ist, also ein Projekt, dann definieren Sie den konkret nächsten Schritt. David Allen schlägt vor, alle Handlungen, die mehr als einen Schritt beinhalten, als Projekte zu behandeln. Hier müssen Sie selbst ein bisschen herumprobieren, wie weit oder eng Sie den Projektbegriff für sich fassen wollen. Im nächsten Blogbeitrag werden wir uns noch näher mit dem Thema Projekte befassen.

b) Delegieren oder selbst erledigen.

Handelt es sich um eine Aufgabe, die Sie nicht selbst erledigen können, delegieren Sie sie. Wenn Sie Input zum Thema Delegieren brauchen, lesen Sie gerne unseren Blogbeitrag Arbeit delegieren

 

Informationen Pläne oder Müll

Wenn Sie in Bezug auf Ihre Notiz in diesem Moment nichts tun können, dann handelt es sich höchstwahrscheinlich entweder um Informationen oder um Pläne, die Sie zwar umsetzen möchten, deren Zeit aber noch nicht gekommen ist. Hier schlägt GTD folgende Möglichkeiten vor:

  1. Wenn es sich um Informationen handelt, archivieren Sie sie.
  2. Handelt es sich um Zukunftspläne, so werden diese in einem sogenannten Someday/Maybe-Ordner abgelegt
  3. Handelt es sich um Dinge, die sich bereits erledigt haben, so gehört die Notiz in den Mülleimer.

 

3 Kategorien für Ihre Ordnung

Hiermit haben Sie also drei wesentliche Kategorien, in die Sie Ihre Notizen ablegen können:

  1. Ihren Kalender
  2. Einen Someday/Maybe-Ordner
  3. Einen Ordner für alle Aufgaben, die Sie delegiert haben und auf deren Erledigung Sie nun warten.

Nun brauchen Sie noch ein gutes Ablagesystem. Wieder gilt: So komplex wie nötig, so einfach wie möglich. Ich habe bereits im letzten Artikel das Programm Evernote erwähnt, das sich als digitales Archiv wirklich hervorragend eignet. Hier können Sie verschiedene Notizbücher anlegen und alle Informationen sammeln. Wichtig ist, dass Sie sich angewöhnen, nicht in Prioritäten, sondern in Kontexten zu denken. Für GTD ist das Einkaufen nicht wichtiger als der Vertragsabschluss, denn das ist es für Ihren Kopf auch nicht. Allein Termine regeln im Zweifel naturgemäß Dringlichkeiten.

 

Denken Sie in Kontexten

 

In Kontexten denken heißt zum Beispiel:

Sie legen sich ein Notizbuch „Einkaufen“ an. Das könnten Sie nochmal in einzelne Notizen gliedern: „Bioladen“, „Drogerie“, „Apotheke“, „Online-Bestellungen“ usw.. Sind Sie nun also in der Drogerie, zücken Sie Ihre dazugehörige Liste. Immer, wenn Ihnen etwas einfällt, notieren Sie es umgehend in der jeweiligen Liste; so können Sie im Grunde gar nichts mehr vergessen. Weitere Kategorien könnten sein: „Zuhause“ oder „Arbeit“, aber auch „Im Zug“ oder „Telefonate“. Wenn Sie dann also mit dem Zug unterwegs sind, öffnen Sie einfach Ihre Zugliste und Sie sehen genau, welche Aufgaben Sie jetzt gut erledigen können.

Überlegen Sie, welche Notizbücher für Sie wichtig und richtig sind!

 

Ein analoges System

 

Natürlich können Sie auch analog arbeiten: Für die analoge Verwaltung eignet sich eine einfache Hängeregistratur sehr gut. Die einzelnen Mappen beschriften Sie entsprechend Ihrer Bedürfnisse, zum Beispiel nach einzelnen Projekten. Hier können Sie dann alle projektbezogenen Informationen und Listen sammeln. In einem Ordner „Zahlungen“ können alle Rechnungen gesammelt werden, die zu zahlen sind. Und so weiter. Sicher werden Sie einige Zeit benötigen, bis Sie das für Sie passende System entwickelt haben. Wichtig ist jedoch, dass Sie alles an einem festen Ort sammeln und konsequent alles von Ihrem Kopf in Ihr System übertragen. Nur so kann GTD Ihnen wirklich langfristig Arbeit abnehmen.

 

Regelmäßigkeit ist der Schlüssel zum Erfolg

 

Damit die Methode funktioniert, müssen Sie regelmäßig damit arbeiten. Dabei gilt: Alle Ihre Eingangsboxen, von der E-Mailbox über Ihre digitale Inbox bis hin zum analogen Eingangskorb, sollten täglich einmal geleert werden. Und zwar immer nach dem oben bereits genannten Prinzip:

Keine Notiz wird übersprungen, nichts ist wichtiger als das andere und alles wird entsprechend der obigen Kriterien bewertet und sortiert.

 

Außerdem sollten Sie regelmäßig, Allen schlägt dabei einen wöchentlichen Turnus vor, Ihr gesamtes System durchsehen und einzelnen Punkte im Zweifel umsortieren. Vielleicht hat sich das ein oder andere bereits erledigt oder Sie haben Ressourcen frei, um etwas aus der Someday/Maybe-Liste in Angriff zu nehmen. Arbeiten Sie in jedem Fall konsequent mit der Methode, damit Sie ihr ganzes Wirken entfalten kann.

 

Zum Abschluss noch einmal eine Grafik aus dem Buch, die den Entscheidungs- und Sortierprozess bildlich veranschaulicht:

allen-gtd

Bildquelle: Allen, David, Getting things done

 

In der kommenden Woche werden wir Ihnen noch ein paar praktische Tipps an die Hand geben, um Sie dabei zu unterstützen, sich noch besser in der Methode zurecht zu finden. Außerdem befassen wir uns etwas intensiver mit der Verwaltung von Projekten und zeigen Ihnen beispielhaft, wie ein GTD-System in der Praxis aussehen kann.

 

Aber Sie können schon jetzt starten – wir wünschen Ihnen dabei viel Freude!!!

 

Herzlichst

Ihre Juliane Scheel

 

 

Auch in unserem Workshop am 06.07.2017 Entspannt & Zeit durch Ordnung spielen die Ansätze von David Allen eine Rolle!

 

Und wer zu unserer Meetup-Gruppe dazustoßen will, ist herzlich eingeladen!!!

 

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Juliane Scheel

Juliane Scheel ist studierte Kommunikationswissenschaftlerin (M.A. Interkulturelle Kommunikation) und arbeitet als aktive Texterin und Lektorin sowohl im wirtschaftilchen als auch im akademischen Bereich. Zudem gibt sie Seminare und Schreibberatungen und ist damit zeitsprungs Fachfrau rund um die Themen Text und Kommunikation.

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