#1: Getting things done: Die Erfolgsmethode GTD für Ihr Selbstmanagement

Juliane Scheel

Getting Things Done - Selbstmanagement nach Allan

 

Mal Hand aufs Herz: Wie steht es mit Ihrer To-Do-Liste? Oder mit Ihrem Selbstmanagement allgemein? Haben Sie alles im Griff? Denken Sie auch an die Milch, die Sie auf dem Weg nach Hause noch schnell mitnehmen wollten und an die Mülltüten, die Sie bei der Gelegenheit auch gleich noch besorgen wollten? Nein, das brauchen Sie sich nicht aufzuschreiben, das merken Sie sich schon! Wann steht nochmal das Vorstellungsgespräch Ihrer neuen Mitarbeiterin an? Und haben Sie auch daran gedacht, das Hotel für Ihren kommenden Urlaub zu buchen? Ach ja, wie hieß noch gleich das Buch, über das Sie neulich gestolpert sind? Das wäre doch ein schönes Geburtstagsgeschenk für Ihren Kollegen!

Na, haben Sie alles auf dem Schirm?

Wenn wir von zeitsprung mal ganz ehrlich zu uns sind: Je umfangreicher und komplexer unser Unternehmen wird, desto komplizierter wird es auch, alles im Kopf zu behalten. Im Grunde ist es mittlerweile nahezu unmöglich, an alles zu denken. Das ist auch nicht verwunderlich, denn dafür ist unser Kopf im Prinzip gar nicht ausgelegt. Das sagt zumindest David Allen, um dessen Buch es gleich noch gehen soll. Empfohlen hatten wir es bereits in unseren freitäglichen Buchtipps auf Facebook. Aber dazu später mehr.

Für uns war es jedenfalls höchste Zeit, sich auf die Suche nach einer geeigneten Methode zu machen. Und die hatte unsere geschätzte Kollegin Maren parat: Beim Meetup, das im April in den Räumen von zeitsprung stattfand, drehte sich alles um die erfolgreiche Selbstmanagement-Methode „Getting things done (GTD)“. Der Entwickler der Methode, David Allen, verspricht stressfreieres, kreativeres, entspannteres und gleichzeitig produktiveres Arbeiten. Na dann …

 

Getting things done: Die Idee

Die Idee ist im Grunde simpel. Ich mache es mal an einem Beispiel, das Sie als Unternehmer sicherlich kennen: Nehmen wir einmal an, Sie gehen Ihrem normalen Tagesgeschäft nach – und haben damit ohnehin schon alle Hände voll zu tun – und plötzlich bekommen Sie unerwartet ein recht großes Projekt dazu, das zeitnah umgesetzt werden muss. Voll war Ihr Schreibtisch ohnehin schon, jetzt ist er noch voller. Außerdem wartet zu Hause Ihre Familie, am Wochenende sind Sie mit Freunden verabredet, der nächste Urlaub muss geplant werden und Ihre Mutter hat auch schon bald wieder Geburtstag. Und sicher ist allein das nur ein minimaler Ausschnitt dessen, woran Sie täglich denken müssen.

 

David Allen sagt nun, dass genau diese hundert Gedanken, die wir täglich haben, um nichts zu vergessen, uns in unserer eigentlichen Aufgabe, nämlich zu denken, kreativ zu sein und zu handeln, blockiert. Jeder einzelne Daran-muss-ich-auch-noch-denken-Gedanke zieht uns Energie, die uns dann nicht mehr zur Verfügung steht, um ins Tun zu kommen. Kurzum: Sie nutzen nicht einmal einen Bruchteil Ihres Potentials, denn mit diesen tausend Gedanken im Kopf ist es kaum möglich, sich wirklich konzentriert auf eine Aufgabe zu fokussieren. Allen begründet das damit, dass unser Gehirn nicht dafür ausgelegt ist, sich hundert Dinge zu merken – es ist schlichtweg nicht darauf ausgerichtet. Das macht Sinn, wenn wir einen Blick auf unsere Entwicklungsgeschichte werfen. Denken Sie allein an die Zeit ohne Internet und Smartphones zurück: Die Welt war nicht einmal halb so komplex. Genau genommen war unsere Welt noch nie so komplex und informationsgeladen wie heute. Ich möchte das an dieser Stelle auch gar nicht kritisieren. Es ist toll, dass Informationen so schnell abrufbar sind. Es ist auch toll, dass wir für unsere Mitmenschen gut erreichbar sind. Aber: Wir benötigen eine gute Strategie, um mit diesen neuen Möglichkeiten adäquat umgehen zu können, damit sie uns die Köpfe nicht verdrehen, sondern uns zu Diensten sind und uns auf unserem Weg zu einem sinnstiftenden, erfüllten und freien Leben verhelfen, statt dieses zu blockieren.

 

Kommen wir also zurück zu unserem Beispiel, dem Projekt, das gerade reinkommt. Versuchen Sie einmal kurz, sich wirklich in diese Lage zu versetzen: Wie fühlen Sie sich? Wenn es Ihnen wie den meisten geht, dann sind Sie angesichts des Berges an Aufgaben im ersten Moment wahrscheinlich wie gelähmt. Bestimmt denken Sie etwas wie: „Meine Güte, wie soll ich dem nur jemals Herr – oder Frau – werden? Und je nach Typ bewegen Sie sich dabei auf emotionaler Ebene irgendwo zwischen Stress, Panik, Angst, Unsicherheit oder einer Art Gleichgültigkeit, weil Sie das Gefühl haben, das ohnehin nicht alles schaffen zu können.

Was werden Sie nun im nächsten Schritt tun, um dann doch wieder Licht ins Dunkle zu bringen? Genau: Vermutlich werden Sie erst einmal alles aufschreiben, was überhaupt zu tun ist und sich so einen ersten Überblick verschaffen. Anschließend werden Sie die einzelnen Aufgaben durchgehen und dann hieraus Ihre eigene To-Do-Liste generieren und einzelne Schritte delegieren und/oder terminieren. Wenn Sie das geschafft haben, dann ist das Projekt auf einmal gar nicht mehr so beängstigend, denn nun haben Sie etwas ganz Entscheidendes auf Ihrer Seite: Einen Plan. Konkret und umsetzbar. Das Gefühl völliger Überforderung schwindet, Sie können sich entspannen und sind wieder handlungsfähig. Soweit, denn damit haben Sie das Grundprinzip von GTD auch schon kennengelernt.

 

Aufgeschrieben ist halb erledigt

David Allen geht nun einen großen Schritt: Er nimmt diesen Prozess und überträgt ihn auf Ihr gesamtes Leben. „Ihr gesamtes Leben“ ist hierbei wörtlich zu nehmen: Die Methode umfasst schlichtweg alles, was Ihren Kopf beschäftigt. Das fängt beim Blumengießen an und hört frühestens bei Ihren großen Lebenszielen auf. Klingt komplex? Ist es auch, vor allem am Anfang. Allerdings muss man hier fair bleiben, denn letztendlich ist es nicht die Methode, die komplex ist, sondern unser Leben; das habe ich weiter oben schon kurz umrissen. Je komplexer also unser Leben, desto flexibler muss das System sein, damit es auch wirklich in der Lage ist, dieser Komplexität standzuhalten. Und das schafft GTD.

 

Das GTD-Prinzip, erster Schritt: Das Sammeln

Damit Sie auch wirklich in der Lage sind, das Prinzip von GTD in Ihren Alltag zu übertragen, haben wir uns überlegt, eine Blogserie zu dem Thema zu verfassen. So können Sie sich Stück für Stück mit der Methode vertraut machen. Heute fangen wir mit dem ersten Schritt an, der gleichzeitig Ihre Hausaufgabe für diese Woche sein wird: Das Sammeln.

Sie sammeln bitte in der kommenden Woche alles, was Ihnen in den Kopf kommt und alles meint hier wirklich alles. Dazu gehören also zum Beispiel:

  • Blumen gießen
  • Termin mit XY machen
  • Frau Amsel sagen, dass die Verträge bis morgen fertig sein müssen
  • Brot, Äpfel und Bananen kaufen
  • mit M. besprechen, wo wir den Sommerurlaub verbringen wollen
  • Flüge und Hotels buchen
  • Seminar vorbereiten
  • Literatur zum Thema recherchieren
  • Konzept erstellen
  • Termin bestätigen lassen
  • Teilnehmerliste einholen

Auch größere Lebensziele wie Wünsche oder Zukunftspläne gehören dazu, also Dinge wie:

  • Fallschirmspringen
  • alle Kontinente der Welt bereisen
  • Japanisch lernen

Was auch immer es ist, schreiben Sie es auf und zwar jeden Punkt auf einen einzelnen Zettel oder in eine Liste! Das ist sehr wichtig! Warum das so wichtig ist, werden Sie nächste Woche erfahren, wenn wir uns daranmachen, jede einzelne Ihrer Notizen zu prozessieren.

 

Gedanken ablegen

Bleibt noch die Frage, wo Sie das alles sammeln sollen. Hierbei gilt: So viele Eingangskörbe wie nötig, so wenig wie möglich. Wichtig ist, dass Sie jederzeit Zugriff auf mindestens einen Eingangskorb haben, damit Sie jeden Gedanken aufschreiben und sammeln können, sobald er Ihnen kommt. Die Idee ist, dass jeder Gedanke, sobald er einmal aufgeschrieben ist, nicht mehr in Ihrem Kopf herumschwirren muss und Sie so die Rübe wieder frei haben zum Denken.

Wir haben uns beim Meetup über die verschiedenen Strategien des Sammelns ausgetauscht. Letztendlich müssen Sie Ihr eigenes System finden. Wenn Sie nicht so recht wissen, wo Sie anfangen wollen, probieren Sie es damit, sich folgende zwei Eingangsboxen anzulegen:

  1. Richten Sie sich einen digitalen Eingangskorb ein: Ich kann Evernote empfehlen. Sie können hier mit einer kostenfreien Basisversion beginnen. Legen Sie sich zuerst ein Notizbuch an, das Sie @Inbox nennen; das „@“ sorgt dafür, dass dieses Notizbuch immer an erster Stelle angezeigt wird. Natürlich können Sie es auch „@Eingangskorb“ oder „@Capture“ nennen, ganz wie Sie möchten. Jedes Mal, wenn Ihnen nun unterwegs ein Einfall kommt, machen Sie sich eine Notiz in Evernote dazu. Mehr brauchen Sie noch nicht unternehmen, Sie sammeln einfach nur.
  1. Richten Sie sich auch einen analogen Eingangskorb ein: Ich habe dazu einen einfachen Hängeordner mit „Eingang“ gelabelt, hier kommt alles rein: Handschriftliche Notizen, Briefe, Rechnungen …, einfach alles, um das Sie sich kümmern müssen. Sie können auch eine Box nehmen oder eine klassische Aktenablage. Finden Sie heraus, was am besten zu Ihnen passt und wo Sie Ihre Eingänge am besten platzieren. Es ist wichtig, dass Ihre Inboxen wirklich praktikabel sind, denn eines müssen Sie tun, damit die Methode funktioniert: Sie müssen konsequent sein. Das wird Ihnen nur gelingen, wenn Sie leichten und schnellen Zugang zu Ihrem System haben.

 

Eine kleine Sonderform des Sammelns

Eine kleine Sonderform des Sammelns: Ihre E-Mails! Hier müssen die meisten von uns im ersten Schritt das genaue Gegenteil tun, nämlich löschen! Ihr Ziel sollte ein leerer E-Mail-Eingangskorb sein: Die Mails, die wichtige Informationen beinhalten, die Sie also noch benötigen, schicken Sie weiter an Ihr Evernotekonto. Die dazugehörige Mailadresse finden Sie unter „Konto → Einstellungen → Notizen per E-Mail senden. Für alle anderen E-Mails gilt: Löschen, und zwar radikal. Die Arbeit können Sie sich erleichtern, indem Sie Ihre Mails vorher filtern, z.B. nach bestimmen Absendern (z.B. Newsletterabsender). So können Sie viele – nicht selten hunderte - Mails in einem Rutsch löschen. Außerdem können Sie noch einmal Ihre Einstellungen prüfen: Sind Ihre E-Maileingänge auf all Ihren Geräten synchronisiert? Das sollte der Fall sein, damit gelöschte Mails auch wirklich überall gelöscht sind. Und – das brauche ich Ihnen wahrscheinlich kaum sagen, wenn Sie die Arbeit, all Ihre Mails zu sondieren, einmal geschafft haben – halten Sie Ihren Posteingang künftig leer. Wie Sie das am besten bewerkstelligen, verraten wir Ihnen ebenfalls in der kommenden Woche.

 

Noch ein paar Tipps für den Anfang

Lassen Sie sich nicht abschrecken von der Anzahl der Ideen und Gedanken, die Sie haben! Da können locker 100 Einträge und mehr zusammenkommen! Da sehen Sie mal, wie viel Ihnen so durch den Kopf schwirrt. Und Sie werden wahrscheinlich relativ schnell bemerken, wie Ihr Kopf klarer und klarer wird, je weiter Sie in diesem Prozess vorankommen. Ein Teilnehmer aus unserem Meetup sagte, allein dieser Schritt sei die Methode wert und er hat recht! Nur das Sammeln für sich kann schon wie ein Befreiungsschlag wirken.

Natürlich bleibt – leider – die Welt nicht stehen, solange Sie mit dem Sammeln beschäftigt sind. Das heißt, es kommt wahrscheinlich immer mehr dazu. Das kann dann schnell dazu führen, dass Sie das Gefühl bekommen, Sie sind mit nichts anderem mehr beschäftigt als damit, alles aufzuschreiben. Ich kann nur sagen: Halten Sie durch! Wenn Sie über diesen Berg einmal hinaus sind, wird es leichter. Versprochen!

 

Mit diesem Versprechen entlasse ich Sie in eine hoffentlich Klarheit bringende Woche. In der nächsten Woche befassen wir uns dann damit, wie Sie all Ihre Notizen sortieren und strukturieren.

Herzlichst Ihre
Juliane Scheel

 

PS: Auch in unserem Workshop am 06.07.2017 Entspannung & Zeit durch Ordnung spielen die Ansätze von David Allen eine Rolle!

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Juliane Scheel

Juliane Scheel ist studierte Kommunikationswissenschaftlerin (M.A. Interkulturelle Kommunikation) und arbeitet als aktive Texterin und Lektorin sowohl im wirtschaftilchen als auch im akademischen Bereich. Zudem gibt sie Seminare und Schreibberatungen und ist damit zeitsprungs Fachfrau rund um die Themen Text und Kommunikation.

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