frag zeitsprung #6: Kommunikation & Motivation im Change

Personalentwicklung Juliane Scheel

Frag Zeitsprung - Reihe von zeitsprung - Fragen an Kathrin Scheel

 

Mit „Frag zeitsprung“ haben wir im letzten Herbst eine neue Rubrik in unserem Blog eingeführt: an jedem ersten Montag des Monats beantworten wir Ihre Fragen rund ums Unternehmen. Ob es um Führung, Kommunikation, Motivation, Neugier & Innovation oder um Employer Branding geht – Sie schicken uns Ihre Fragen und wir greifen sie in unserem Blog auf. Schicken Sie uns Ihre brennende Frage an info@zeitsprung-c2.de

Kommunikation & Motivation im Change

Veränderungsprozesse: Ein Thema, das auf so großes Interesse stieß, dass wir am Donnerstag dieser Woche auch einen Workshop hierzu anbieten: Workshop Kommunikation & Motivation im Change

Die Frage, wie Kommunikation in Veränderungsprozessen so gestaltet werden kann, dass die  Motivation der Betroffenen erhalten bleibt, erreichte uns diesmal nicht nur von einer Leserin; sie wurde uns in den letzten Wochen wiederholt gestellt. Deswegen nutzen wir den Blogbeitrag heute, um Ihnen zu zeigen, wie Veränderungen verlaufen und wie Sie Ihre Mitarbeiter gut durch diese Prozesse begleiten können.

Oft ist es die Kunst, der es gelingt, schwierige Sachverhalte durch Worte greifbar zu machen. Wann immer es um Veränderungen geht, fällt mir Hesses Gedicht „Stufen“ ein, das die mit Wandel und Wachstum einhergehenden Gedanken und Gefühle nicht hätte treffender formulieren können:

 

Stufen

Wie jede Blüte welkt und jede Jugend

Dem Alter weicht, blüht jede Lebensstufe,

Blüht jede Weisheit auch und jede Tugend

Zu ihrer Zeit und darf nicht ewig dauern.

Es muß das Herz bei jedem Lebensrufe

Bereit zum Abschied sein und Neubeginne,

Um sich in Tapferkeit und ohne Trauern

In andre, neue Bindungen zu geben.


Und jedem Anfang wohnt ein Zauber inne,

Der uns beschützt und der uns hilft, zu leben.
Wir sollen heiter Raum um Raum durchschreiten,

An keinem wie an einer Heimat hängen,

Der Weltgeist will nicht fesseln uns und engen,

Er will uns Stuf' um Stufe heben, weiten.

Kaum sind wir heimisch einem Lebenskreise

Und traulich eingewohnt, so droht Erschlaffen,

Nur wer bereit zu Aufbruch ist und Reise,

Mag lähmender Gewöhnung sich entraffen.

Es wird vielleicht auch noch die Todesstunde

Uns neuen Räumen jung entgegen senden,
Des Lebens Ruf an uns wird niemals enden ...

Wohlan denn, Herz, nimm Abschied und gesunde!

Hermann Hesse

 

Wie Menschen auf Veränderungen reagieren

Wenn wir es einmal auf seinen absoluten Wesenskern herunterbrechen, gibt es im Leben grundsätzlich zwei Umstände, die uns mit Veränderungen konfrontieren:

  1. Wir stoßen selbst einen Wandel an oder aber
  2. Der Anstoß zur Veränderung kommt von außen und zwingt uns mehr oder weniger, den Change mitzutragen.

Wir können also grundsätzlich zwischen gewollten und ungewollten Veränderungen unterscheiden. Es ist selbsterklärend, dass wir beiden Situationen mit jeweils unterschiedlichen inneren Einstellungen begegnen und somit die Nährböden für die Changeprozesse verschieden sind. Wir werden deshalb auch im Folgenden beide Möglichkeiten voneinander getrennt betrachten.

 

Gewollte Veränderungen

„Und jedem Anfang wohnt ein Zauber inne …“

Abschied und Neubeginn haben etwas Magisches; alles scheint auf einmal möglich. Gleichzeitig spielt immer die Unsicherheit mit – wie sollte es auch anders sein, verlassen wir doch unser gewohntes Terrain, ohne genau zu wissen, was als nächstes auf uns zukommt. Was ich in Coachings oft beobachte ist, dass viele meiner Klienten den Zauber des Anfangs allzu schnell verblassen lassen, weil sie

  1. nicht bedacht hatten, dass Veränderungen in aller Regel auch immer eine Reihe von Unwägbarkeiten, Unvorhersehbarem und so nicht Gewolltem mit sich bringen und
  2. allzu schnell und kurzerhand alles über Bord werfen, ohne vorher zu überlegen, welche Strategien, Umstände oder Ideen behalten und in die neue Situation integriert werden sollten.

Meine Erfahrung – sowohl im persönlichen als auch im unternehmerischen Umfeld – lehrt mich, dass Changeprozesse immer dann am reibungslosesten verlaufen, wenn es gelingt, die richtige Balance zu halten zwischen dem Bewahren des Alten auf der einen Seite und dem Entwickeln von etwas Neuem auf der anderen Seite. Deshalb empfehle ich Ihnen, auch gewollte Veränderungen ganz bewusst zu gestalten und vor allem die Dinge herauszufiltern, die gut sind so, wie sie sind und somit gar keiner Veränderung bedürfen. Stellen Sie sich also vor, Sie schmieden Zukunftspläne während Sie ein Glas gut gereiften Rotwein trinken – ein wunderbarer Mix von neu und alt.

 

Altbewährtes würdigen

Um Veränderungen im unternehmerischen Alltag bewusst gestalten zu können, ist es ratsam, dass Sie Ihr Team in die Prozesse einbeziehen. Setzen Sie Ihre Mitarbeiter über Ihre Pläne in Kenntnis und lassen Sie sie Ihre Bedenken, Unklarheiten und Wünsche ausdrücken. Folgende Fragen können Sie Ihrem Team dabei stellen:

  • Welche Dinge, die Sie aufgeben, möchten Sie würdigen? Was hat dazu beigetragen, dass Sie heute an dem Punkt sind, an dem Sie sich für einen neuen Weg entscheiden?
  • Was nehmen Sie mit, was soll geschützt werden?
  • Was soll so bleiben wie bisher?
  • Was ist es wert zu erhalten?

Je klarer Sie in die Veränderung gehen, desto leichter wird es Ihnen und Ihren Mitarbeitern fallen, sich in den neuen Umständen zu arrangieren und den Zauber des Wandels zu genießen.

 

Wie wir auf ungewollte Veränderungen reagieren

 Hin und wieder sehen wir uns mit Veränderungen konfrontiert, die von außen an uns herangetragen werden. Diesen Changeprozessen können wir uns in aller Regel nicht entziehen, selbst wenn wir es wollten. In diesen Situationen ist der Widerstand oft sehr viel größer und wir neigen dazu, uns primär in eine Abwehr- oder Verdrängungshaltung zu flüchten. Die typischen Reaktionen von Menschen auf Veränderungsprozesse lassen sich mit Hilfe der sogenannten Changekurve darstellen:

Es kann für Ihre Mitarbeiter sehr hilfreich sein, diese Kurve zu kennen, damit sie wissen, dass alle möglichen Reaktionen und Abwehrmechanismen vollkommen natürlich und normal sind! Und Sie sollten sie wissen lassen, dass Sie ihnen diese Gefühle auch zugestehen. Allein das kann bewirken, dass die vom Change Betroffenen deutlich entspannter mit der entsprechenden Situation umgehen.

Mein Tipp lautet an dieser Stelle deshalb: Schaffen Sie Transparenz und stellen Sie Ihren Mitarbeitern die Change-Kurve vor. Sprechen Sie darüber, an welcher Position der Change-Kurve Ihre Mitarbeiter sich gerade befinden und was die nächsten Schritte in Richtung Akzeptanz der neuen Situation sind.

 

Gemeinsam gemacht: Wandel zusammen gestalten

Generell gilt auch hier: je besser es Ihnen gelingt, Ihre Mitarbeiter proaktiv und konstruktiv in die Gestaltung von Veränderungsprozessen einzubeziehen, desto höher wird ihre Motivation sein. Nutzen Sie gern die unten stehenden Fragen, um anstehende oder stattfindende Change-Prozesse mit Ihrem Team zu besprechen. Sie können die Fragen auch für einen Kurz-Workshop nutzen. Teilen Sie dafür Ihr Team in 3 Gruppen und lassen Sie Ideen zu jeweils 2 Fragen entwickeln. Nach 15 Minuten werden die Ergebnisse im Team präsentiert. Anschließend vereinbaren Sie erste Schritte und planen deren Umsetzung.

  • Welche Vorteile kann ich aus dem Change-Prozess ziehen?
  • Welche Herausforderungen warten auf uns? Mit welchen möglichen Hindernissen haben wir zu rechnen? Wie können wir diesen begegnen?
  • Betrachten Sie die Herausforderung aus anderen Perspektiven – wie sehen wir uns selbst in dem Prozess? Wie sehen uns Andere (z.B. Vorgesetzte, Kunden, Mitarbeiter)?
  • Wer kann uns in dem Change-Prozess helfen? Wen können wir zu Rate ziehen? Mit wem können wir kooperieren?
  • Was sind die wirkungsvollsten Maßnahmen, um den Veränderungsprozess erfolgreich zu gestalten? Welche Fähigkeiten benötigen wir noch? Wie können wir diese erlangen?
  • Woran werden wir erkennen, dass wir auf einem guten Weg sind? Welche Möglichkeiten gibt es, unsere Erfolge im Change messbar zu machen?

 

Motivation im Change mit dem Modell der Salutogenese

Es gibt noch eine weitere Herangehensweise, die wir in der Organisationsberatung immer wieder erfolgreich einsetzen, um die Motivation in Change-Prozessen zu erhöhen. Die Strategie ist dem von Antonovsky in den 80er Jahren entwickelten Konzept der Salutogenese für den Gesundheitsbereich entlehnt und kann unserer Erfahrung nach auch für fruchtbare, gesunde Change-Prozesse eingesetzt werden.

Antonovsky hat 3 entscheidende Faktoren für die Entstehung und Erhaltung von Gesundheit benannt:

  • Verstehbarkeit
  • Sinnhaftigkeit
  • Handhabbarkeit

 Legen wir das auf Change-Prozesse um, bedeutet das folgendes:

 

Sinnhaftigkeit

Motivation braucht Sinn. Nur wenn dieser klar ist, sind wir Menschen als denkende Wesen bereit, uns in Prozesse einzubringen.

Diskutieren Sie also mit Ihrem Team die Frage nach dem Sinn der Veränderung. Wenn weder Ihnen noch Ihren Mitarbeitern der Sinn klar ist, scheuen Sie sich nicht, die Frage auch in anderen Gremien in Ihrem Unternehmen zu stellen.

Warum ist die Veränderung notwendig und wozu ist sie gut – das sind die ganz wesentlichen Fragen, auf die Sie unbedingt klare Antworten finden sollten. Solange Sie hierauf nichts erwidern können, wird ein konstruktiver Veränderungsprozess nicht gelingen.

Verstehbarkeit

Der Change-Prozess muss verstehbar sein. Das heißt, wir müssen in der Lage sein zu begreifen, was passiert und wie es passiert und inwiefern es dem Sinn (siehe oben) zuträglich ist. Haben wir hier eine Einsicht, werden wir auch die Dinge mittragen können, die uns weniger leichtfallen.

Handhabbarkeit

Wie handhaben wir die anstehenden Veränderungen bzw. wie werden diese machbar – das ist die dritte entscheidende Frage, die Sie gemeinsam mit Ihrem Team erarbeiten müssen. Hier geht es nun also um die ganz konkrete Umsetzung und Implementierung der Veränderungen. Wenn Sie die nächsten Schritte ganz klar und praktisch an Ihre Mitarbeiter kommunizieren können, minimieren Sie den Unsicherheitsfaktor und damit gleichzeitig die Unsicherheit auf Seiten Ihres Teams. Darüber hinaus vermitteln Sie durch konkrete, machbare Pläne, dass Sie die neue Situation gut durchdacht haben und nicht blindlinks ins Unbekannt rasen. Das stiftet Vertrauen und nährt abermals das Bedürfnis Ihrer Mitarbeiter nach Sicherheit.

 

Neu und unbekannt

Wir werden uns immer wieder neuen, unbekannten Situation stellen müssen, das ist Teil des Lebens. Und wenn wir uns ganz bewusst auf diese Prozesse einlassen, wird es uns leicht fallen, zu jeder Zeit das Beste aus beiden Zeiten in unser „neues“ Leben zu integrieren, Ballast von Bewährtem zu unterscheiden und echten Wandel zuzulassen.

So wie das erste gehört heute auch das letzte Wort Hermann Hesse:

„Des Lebens Ruf an uns wird niemals enden...

Wohlan denn, Herz, nimm Abschied und gesunde!“

 

Wir wünschen viel Freude auf dem Weg zu Ihren Veränderungen

Ihre Kathrin Scheel
Zeitsprung

 

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Juliane Scheel

Juliane Scheel ist studierte Kommunikationswissenschaftlerin (M.A. Interkulturelle Kommunikation) und arbeitet als aktive Texterin und Lektorin sowohl im wirtschaftilchen als auch im akademischen Bereich. Zudem gibt sie Seminare und Schreibberatungen und ist damit zeitsprungs Fachfrau rund um die Themen Text und Kommunikation.

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