Bedarfsanalayse: Wer im Unternehmen braucht was und wie stelle ich sicher, dass alle Bedürfnisse bedacht werden?

Personalentwicklung Juliane Scheel

 

„Lernen, lernen und nochmals lernen“, soll Lenin gesagt haben. Oder eigentlich hat es wohl sein Lehrer zu ihm gesagt haben, als er ihm in der 8. Klasse das Zeugnis überreichte. Aber wie auch immer es sich zugetragen hat, eines ist Tatsache: Weiterbildung ist ein sehr großer und wichtiger Schlüssel zum Erfolg. Und weil das für die meisten Unternehmen auch keine Überraschung mehr ist, stellt sich nun die nächste Frage: Wie plane ich Weiterbildungsmaßnahmen? Was benötigen meine Mitarbeiter wirklich? Und wie kriege ich das mit meinen Unternehmenszielen überein? Mit all diesen Fragen hat sich unsere Partnerin, Dr. Tina Röbel, in ihrer Dissertation befasst und dafür Fallstudien in großen Unternehmen mit über 5000 Mitarbeitern vorgenommen. Ich war am letzten Montag dabei, als sie bei zeitsprung über ihre Ergebnisse gesprochen hat und möchte diese Woche einige Einblicke mit ihnen teilen.

 

Fallstricke der Bedarfsanalyse

Es gibt ein paar Schwierigkeiten, die dem Bedarf und der Bedarfsanalyse quasi inhärent sind:

1. Bedarf ist IMMER eine subjektive Größe. Das heißt, je nachdem, wer versucht, den Bedarf zu ermitteln, wird andere Ergebnisse bekommen: Ein Kommunikationswissenschaftler wird einen anderen Bedarf sehen als ein Finanzier und der wieder andere als der Unternehmer. Damit wird es schwierig, einen objektiven Blick auf Bedarfe zu bekommen. Wem nun die Idee kommt, den Bedarf von innen heraus formulieren zu lassen, also die Mitarbeiter selbst zu befragen, was sie am ehesten benötigen, dem sei gesagt: Ja, die Idee hatte ich auch. Aber auch diese Methode hat ihre Tücken, dazu später mehr.

2. Der zweite kritische Punkt ist, den Spagat zu schaffen zwischen dem, was die Mitarbeiter wollen und dem, das in erster Linie den Unternehmenszielen dient. Was mache ich zum Beispiel, wenn sich meine Mitarbeiter einen Yogakurs wünschen, ich als Führungskraft es aber viel dringlicher fände, dass sie ihre interkulturellen Kompetenzen weiterentwickeln? Der Yogakurs wird sicher für Motivation sorgen, das Team entspannen und sich positiv auf die Gesundheit meiner Mitarbeiter auswirken, aber ihre interkulturellen Konflikte bleiben höchstwahrscheinlich trotzdem bestehen. Und um beides zu realisieren, zumindest zeitnah, sind die zur Verfügung stehende Ressourcen meist zu knapp. Wie also entscheiden?

Einen guten Maßnahmenplan zu entwickeln, mit dem alle zufrieden sind und der die Bedürfnisse tatsächlich trifft, ist also wirklich nicht ganz leicht. Aber wir wären nicht wir, wenn wir nicht auch Lösungen hätten.

 

Wie Bedarsanalyse gelingen kann

Eine Lösungsidee, die naheliegend scheint, habe ich eben bereits erwähnt: Man könnte die Mitarbeiter selbst fragen, was sie benötigen, welche Kompetenzen ihnen für das jeweilige Projekt am meisten weiterhelfen würden. Das klingt nach einer sehr plausiblen Lösung, aber ich habe es schon angekündigt: auch der Weg ist nicht ohne Tücken. Denn das Problem ist, dass viele Mitarbeiter selbst oft gar nicht formulieren können, was sie eigentlich benötigen. Woran das liegt? Ich vermute, die Wurzel liegt bereits in unserem Schulsystem, das so strikt organisiert ist, dass es kaum Spielraum für persönliche Fragen lässt: Was brauche ich, was interessiert mich wirklich oder ganz fundamental: Wer bin ich und wo stecken meine Talente – für all diese Fragen lässt uns der klassische Lebenslauf nicht sehr viel Raum. Entsprechend schwer fällt es Mitarbeitern oft, selbst zu formulieren, was sie benötigen. „Das müssen SIE uns doch sagen, was wir machen sollen, das ist doch IHRE Aufgabe“, sind ganz klassische Aussagen, die wir in dem Zusammenhang oft hören. Hier können Sie als Führungskraft vor allem dreierlei Dinge tun:

1. Besetzen Sie den Begriff Lernen positiv. Vielleicht fühlen Ihre Mitarbeiter sich unzulänglich, wenn Sie ihnen eine Weiterbildung vorschlagen. Sorgen Sie also für viel Wertschätzung gegenüber den Fähigkeiten und Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter und machen Sie ihnen klar, dass Lernen ein lebenslanges Thema ist.

2. Konzentrieren Sie sich auf das Fundament: Ihre Unternehmenskultur. Entwickeln Sie eine offene Kultur, in der Mitarbeiter sich trauen, Führungskräfte anzusprechen, wenn sie Bedarfe feststellen. In der der Mut, selbst Ideen zu entwickeln – und dabei ruhig auch mal glamurös zu scheitern – selbstverständlich ist. Eine Atmosphäre, in der Ihre Mitarbeiter sich selbst immer besser kennenlernen und eine gesunde Feedbackkultur gelebt wird.

3. Seien Sie beharrlich: Vielleicht finden Ihre Mitarbeiter Fragen nach deren Bedarfen erst einmal ungewöhnlich und wissen gar nicht, was sie darauf sagen sollen. Das ist gar nicht ungewöhnlich, in der Praxis beobachten wir das sehr häufig. Wie gesagt: Vielen fällt es gar nicht leicht, zu formulieren, was sie eigentlich benötigen. Bleiben Sie hier einfach am Ball und bringen Sie das Thema immer wieder zur Sprache, mit dem nötigen Feingefühl, also ohne Ihre Mitarbeiter zu einer Antwort zu drängen. In aller Regel kommen den Mitarbeitern die Antworten früher oder später „zugeflogen“ und dann können sie das auch an Sie weitergeben.

Ich glaube, dass die Kultur, also der Umgang miteinander und die Atmosphäre im Unternehmen, nicht nur für die Bedarfsanalyse, sondern für den Unternehmenserfolg insgesamt absolut ausschlaggebend ist. Und das beste ist: Dafür benötigen Sie kein Geld, keinen riesigen Mitarbeiterstab, keine 500-Seiten-Strategie. Nur eine Portion Menschlichkeit, ein offenes Ohr und ein bisschen Zeit, um die Unternehmenswerte einmal kristallklar und für alle nachvollziehbar zu formulieren. Damit können – und sollten! - sie also sofort beginnen.

Fehlt noch ein letzter Punkt, für den ich Ihnen eine Lösungsidee schuldig bin:

 

Wie bringe ich die individuellen Wünsche meiner Mitarbeiter mit meinen Unternehmenszielen in Einklang?

Ich wäre jetzt sehr neugierig, zu wissen, welche Lösungsideen SIE haben oder wie Sie das in Ihrem Unternehmen handhaben. Bevor Sie weiterlesen, nehmen Sie sich also doch mal kurz einen Moment Zeit und notieren Sie ein paar Ideen: Wie lassen sich die unterschiedlichen Bedürfnisse überein bringen? Wie lässt sich das organisieren? Machen Sie sich ein paar Notizen und hinterlassen Sie uns einen Kommentar!

Was ich von Dr. Tina Röbel als Fazit mitgenommen habe, ist folgende Strategie: Splitten Sie Weiterbildungsmaßnahmen in zwei Pakete mit getrennten Budgets. Ein Paket wird zentral von der Führungsriege geplant und gesteuert. So ist gesichert, dass die Unternehmensziele im Blick behalten werden. Und das zweite Paket wird dezentral, also direkt in den Abteilungen oder Teams geplant. So werden individuelle Wünsche und Bedürfnisse bestmöglich abgedeckt. Und der letzte und vielleicht wichtigste Schritt: Eine gute Evaluation. Was war gut, was sollten wir beim nächsten Mal anders machen? So lassen sich Maßnahmenpläne mit der wachsenden Erfahrung immer weiter ausfeilen.

 

Und jetzt bin ich gespannt: Wie ermitteln Sie die Bedarfe in Ihrem Unternehmen? Wie legen Sie fest, welche Maßnahmen umgesetzt werden? Und wer macht bei Ihnen die Pläne? Lassen Sie uns voneinander lernen und hinterlassen Sie uns einen Kommentar!

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Juliane Scheel

Juliane Scheel ist studierte Kommunikationswissenschaftlerin (M.A. Interkulturelle Kommunikation) und arbeitet als aktive Texterin und Lektorin sowohl im wirtschaftilchen als auch im akademischen Bereich. Zudem gibt sie Seminare und Schreibberatungen und ist damit zeitsprungs Fachfrau rund um die Themen Text und Kommunikation.

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