Auf den Punkt gebracht! Wie Sie Ihre Zuhörer erreichen!

Personalentwicklung Kathrin Scheel

Wieder einmal zieht sich ein Meeting über die geplanten 60 Minuten hinaus und Sie denken sich: „Wann kommen wir endlich zum Punkt?“ Erinnern Sie sich noch daran, als Sie das das letzte Mal gedacht haben? Sicher sind wir alle mal die Person, die nicht zum Punkt kommt und oft sind es unangenehme Dinge, bei denen wir gerne um den heißen Brei herumreden. Was dabei herauskommt sind oft Missverständnisse, die dann noch komplizierter aus dem Weg zu räumen sind.

Gerade für Führungskräfte gehört gezielte und verständliche Kommunikation zu den Schlüsselkompetenzen. Die Kunst liegt darin, Ihr Anliegen klar und strukturiert, so kurz wie möglich an den Empfänger zu bringen.

Wir neigen häufig dazu, Dinge, in die wir viel Zeit investiert haben und die dadurch für uns eindeutig sind, sehr kompliziert darzustellen. Ein Unternehmen hat sich die Lösung dieses Problems zur Aufgabe gemacht und ist damit extrem erfolgreich geworden. Das Team von SimpleShow erstellt Erklärvideos zu komplexen Sachverhalten und vermittelt sie damit verständlich in nur 3 Minuten. Ihr Konzept geht auf. Einfache und klare Botschaften sind die, die wirklich ankommen! Das Konzept beinhaltet vor allem 2 Aspekte, die Sie auch auf Ihren Alltag übertragen können.

Alles ist komplex, es muss nicht alles kompliziert sein

Reduzieren Sie Ihre Kernbotschaften

Nehmen wir ein Beispiel: Sie sollen ein Konzept zum Thema Gesundheitsmanagement in Ihrem Unternehmen vorstellen. Es ist ein komplexes Thema. Sofort schießen Ihnen 1000 Dinge durch den Kopf, die Sie erwähnen müssten. Sie könnten ein komplettes Buch zu diesem Thema schreiben.

Machen Sie sich als erstes eine Liste, was alles dazu gehört, z.B.:

  • Aktuelle Situation
  • Was wird bereits getan?
  • Wie werden diese Dinge von Ihren Mitarbeitern angenommen?
  • Was ist schon alles in der Planung?
  • Haben Sie schon einen Feel-Good-Manager oder wollen Sie einen haben?

 

Was aber ist das Wichtigste? Worum geht es eigentlich?

 

Hinterfragen Sie, was wirklich notwendig ist, damit Ihr Empfänger Ihre Aussage versteht. Was können Sie streichen?

Reduzieren Sie Ihre Aussage auf einige wenige Kernbotschaften, maximal 3. Wenn Sie das Thema auf eine Kernbotschaft reduzieren können, umso besser!

Möglicherweise kann Ihre Kernbotschaft so aussehen:
Wir möchten, dass unsere Mitarbeiter gesund sind und bleiben.

 

Wechseln Sie die Perspektive!

 

Auch die besten Argumente und Strukturen bringen nichts, wenn sie nicht empfängerorientiert sind. Denn Kommunikation bedeutet vor allem verstanden werden, und dafür sind Sie als Kommunikator verantwortlich. Was ist für Ihren Zuhörer relevant? Versetzen Sie sich dafür in die Perspektive Ihres Gegenübers und machen Sie sich Gedanken:

  • Welches Vorwissen hat der Empfänger bereits in Sachen Gesundheitsmanagement?
  • Was beschäftigt ihn, was sind seine Interessen? Gibt es überhaupt ein Interesse an dem Thema und falls nicht, wie kann ich es wecken?
  • Was sind die wichtigsten Fragestellungen für Ihre Mitarbeiter? Welche Befürchtungen haben sie?
  • In welcher Weise betrifft Ihr Konzept die Mitarbeiter? Was verändert sich für sie? Sind diese Veränderungen attraktiv für Ihre Mitarbeiter?
  • Welchen Nutzen ziehen Ihre Mitarbeiter aus Ihrem Konzept?

Am besten nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und machen sich Notizen zu diesem Thema. Anschließend können Sie auch hier wieder das wichtigste aussortieren. Das kann z.B. so aussehen:

  1. Vorwissen:
    breites Vorwissen ist bei den meisten vorhanden
  2. Interesse:
    grundsätzlich vorhanden, das haben Umfragen ergeben, bestehende Angebote werden aber wenig genutzt
  3. Fragestellungen:
    Kampf gegen den inneren Schweinehund, Zeitproblem
  4. Attraktivität Ihres Konzeptes:
    zeitsparend & motivierend
  5. Nutzen:
    Den Mitarbeitern gelingt es, den inneren Schweinehund zu überwinden

Nur wenn Sie die betroffenen Menschen und deren Bedürfnisse verstehen, werden Sie Ihre Botschaft erfolgreich kommunizieren können. Nur wenn Sie verstehen, können Sie auch verstanden werden! Dieser Grundsatz der Kommunikation gilt auch hier! Das Hineinversetzen in die Menschen, an die Sie Ihre Botschaft richten, ist das Wichtigste. Es macht einen Unterschied, ob Sie sich überlegen, wie wichtig Gesundheit für Ihre Mitarbeiter ist oder ob Sie das Ganze aus deren Perspektive betrachten.

An dieser Stelle können Sie Ihre Kernaussage noch einmal überarbeiten, z.B. so:
Gesunde Mitarbeiter – motiviert und mit geringer Zeitinvestition

Das Pyramiden-Prinzip: In Pyramiden denken und präsentieren!

Bleiben wir beim Thema: Sie sollen Ihren Mitarbeitern im nächsten Meeting Ihr neues Gesundheitskonzept vorstellen. Dahinter stecken ein ausführlicher Erarbeitungsprozess und viele Details, die zu Ihrer neuen Strategie geführt haben. Sie haben aber nur 5 Minuten, um Ihr Konzept vorzustellen. Wie können Sie vorgehen?

Eine gute Möglichkeit bietet das pyramidale Prinzip nach Barbara Minto.

3 Schritte für Ihre Kurzpräsentation nach dem Pyramiden-Prinzip

Schritt 1: Die Kernaussage

Die Quintessenz - Ihr Ziel/Ihre Kernaussage - steht an erster Stelle.

pyramiden-prinzip kommunikation strategie

Sie beginnen nicht, wie oft in der wissenschaftlichen Praxis, mit den Daten, Fakten und den einzelnen Schritten des Prozesses, sondern lenken den Fokus direkt auf Ihr Kommunikationsziel, also Ihre Kernaussage.

In unserem Fall: Gesunde Mitarbeiter -  Motiviert und mit geringer Zeitinvestition.

 

Nutzen Sie den Primacy-Effekt für sich!

 

Ihren Mitarbeitern ist durch den Start mit Ihrer Kernaussage von Anfang an klar, worauf Sie hinauswollen und Sie lenken den Fokus eindeutig auf Ihre Kernbotschaft. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie Ihren Empfänger hier mit einer hohen Aufnahmefähigkeit erreichen.

Hier kommt ein psychologischer Effekt zum Tragen: Am Anfang präsentierte Informationen merken wir uns am besten. Das ist der sogenannte Primacy-Effekt. Nutzen Sie diese Erkenntnis für sich.

 

Schritt 2: Das Untermauern der Kernaussage

 

Untermauern Sie nun Ihre Kernaussage mit einigen wenigen, aber schlagkräftigen Argumenten oder wie in unserem Fall mit den Säulen, die zum Ziel führen:

Hilfreich ist in unserem Fall die Frage: Was brauche ich, um Gesundheitsangebote zu unterbreiten, die das Thema Motivation und den Zeitfaktor berücksichtigen?

Hieraus folgen die 3 Säulen: Angebote – Motivation - Zeitfaktor

Achten Sie auch hier auf einfache Sprache und kurze prägnante Aussagen.

 

Schritt 3: Am Ende steht das Detail

 

Kommen Sie nun zu den Daten und Fakten, die die 3 Säulen mit Leben füllen.

  1. Welche Angebote können Sie platzieren?
  2. Wie stellen Sie Motivation sicher?
  3. Wie sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter möglichst wenig Zeit investieren müssen?

Als Beispiel für Angebote haben wir

  • Kurzentspannung und
  • Yoga fürs Büro gewählt,

Zum Thema Motivation

  • Die Begleitung der Mitarbeiter durch einen Personal Coach sowie
  • Die Organisation von Challanges und

Zur Sicherung einer guten Integration in den Arbeitsalltag (geringe Zeitinvestition)

  • Das Angebot, für Kurzzeitangebote die Arbeitszeit zu nutzen und/oder
  • Kurse direkt vor oder nach der Arbeitszeit anzubieten.

Mit diesem Vorgehen wird es Ihnen auf jeden Fall gelingen, Ihre Präsentation in 5 Minuten zu halten.

Dieses Prinzip können Sie nicht nur in Vorträgen und vorstrukturierten Meetings anwenden. Versuchen Sie auch in Ihrer alltäglichen Kommunikation zu integrieren, sei es in einem Gespräch oder einer E-Mail.

Probieren Sie es aus!

Sie möchten zu diesem Thema mehr praktische Erfahrung sammeln und weitere Tools kennenlernen?  Dann haben wir genau das Richtige für Sie! Im nächsten Workshop zum Thema Missverständnisfrei kommunizieren: Die Entdeckung der Einfachheit vermitteln wir Ihnen wichtige Methoden, mit denen Ihnen in Zukunft Kommunikation von komplexen Sachverhalten einfacher von der Hand geht. Und: Ihr erster Workshop bei uns ist kostenfrei!

Gerne können Sie zum Thema kurze, knackige Argumentation auch unseren Blogbeitrag "Die 5-Satz-Methode erfolgreich anwenden" lesen.

Wir wünschen wie immer viel Freude

Ihre Caroline Trautvetter und Kathrin Scheel

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Kathrin Scheel

Kathrin Scheel ist Management Executive Coach (ECA), Lehrcoach und Lehrtrainerin (ECA) sowie Trainerin für Führung & Entwicklung. Und sie ist Mitgründerin von zeitsprung. Ihr sind die Einbindung von Führungskräften und Mitarbeitern im Unternehmen sowie deren Entwicklung sehr wichtig.

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