Wie Sie Arbeit richtig delegieren – und den Faktor Zeit nicht aus dem Blick verlieren!

Personalentwicklung 2 Comments Kathrin Scheel

Arbeit delegieren im Unternehmen

 

Seit Ende September kann sich jeder zu unserem kostenlosen Employer Branding-Online-Kurs anmelden. Parallel dazu haben wir eine geschlossene Facebook-Gruppe eröffnet, die dem Austausch zum Thema dient. Hier kam kürzlich eine wichtige Frage auf:

Wie kann ich als Arbeitgeber sinnvoll mit den Überstunden meiner Mitarbeiter umgehen?

Der Lösungsansatz der Unternehmerin, die die Frage gestellt hatte, ging vor allem in Richtung Vertrauensarbeit. Ich denke aber, dass in diesem Zusammenhang immer auch das Zeitmanagement eine Rolle spielen sollte. Warum? Werfen wir einmal einen Blick auf den konkreten Fall:

Zwischen der Unternehmerin in diesem Beispiel und deren Mitarbeitern ist klar abgesprochen, dass Überstunden nicht bezahlt werden. Da sich nun bei einer Mitarbeiterin dennoch die Stunden sammeln, bekommt die Unternehmerin zunehmend ein ungutes Gefühl. Sie bittet ihre Angestellte daher darum, keine weiteren Stunden anzusammeln und die bereits entstandenen schrittweise abzubauen. Die Mitarbeiterin – die laut Unternehmerin sehr klug, engagiert und auch auf die Optimierung von Abläufen bedacht ist – reagiert jedoch nicht auf diese Aufforderung.

 

Wie geht die Unternehmerin nun am besten mit dieser Situation um? Zuallererst ist es aus unserer Sicht natürlich sehr gut, dass sie sich mit der Fragestellung auseinandersetzt. Denn auch, wenn sie bisher diejenige ist, die das ungute Gefühl hat, besteht immer die Gefahr, dass sich bei der Mitarbeiterin früher oder später eine Unzufriedenheit einstellt. Möglicherweise empfindet sie langfristig, dass ihr Einsatz nicht entsprechend anerkannt wird, wenn er dauerhaft ohne Vergütung – in welcher Form auch immer – bleibt.

Um dem von vornherein entgegenzuwirken, wäre der allererste Schritt aus meiner Sicht, das Engagement der Mitarbeiterin wertzuschätzen.

Im zweiten Schritt sollte dann herausgefunden werden, wodurch die Überstunden tatsächlich entstehen: Passiert das in Zeiten großer Auftragsfluten, in Vertretungssituationen oder im ganz normalen Alltag?

Ist Letzteres der Fall, kommen wir nicht umhin, einen Blick auf's Zeitmanagement zu werfen.

Wie viel Zeit brauche ICH und wofür?

Oft überschätzen wir uns selbst mit dem, was in einer bestimmten Zeit zu schaffen ist. Solange uns diese Überschätzung selbst betrifft, haben wir in der Regel Strategien entwickelt, damit umzugehen oder nutzen Tools & Methoden aus dem Zeitmanagement (So teilten sich berühmte Genies ihren Tag ein). Die Zeiten für andere einzuschätzen ist jedoch noch einmal um einiges kniffliger.

Wie viel Zeit braucht mein Mitarbeiter wofür?

In meinen Workshops beobachte ich immer wieder, dass es hier nicht selten zu großen Fehleinschätzungen auf Seiten der Führungskräfte kommt: Oft räumen diese ihren Mitarbeitern für die Erledigung bestimmter Aufgaben geschätzte Zeitspannen ein, die stark von den Erfahrungswerten der Mitarbeiter abweichen. Das führt zu Frust auf beiden Seiten. Ich empfehle deshalb, immer die folgenden Schritte zu durchlaufen, um diesem Frustrationspotenzial von Anfang an den Wind aus den Segeln zu nehmen:

 

Schritt 1: Der Abgleich

 Gleichen Sie Zeit und Aufgaben miteinander ab!

 In der Praxis könnte ein solcher Abgleich zum Beispiel so aussehen:

  1. Sie wählen gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter 5-7 Kernaufgaben aus dessen Alltagsgeschäft. Bezogen auf die Arbeit einer Assistentin könnten das z.B. die folgenden sein:
    1. E-Mails beantworten
    2. Reisen/Veranstaltungen organisieren
    3. Recherchearbeiten und Vorbereitung einer Präsentation
    4. Kundengespräche führen
    5. Beitrag verfassen zu Thema xy
    6. ...
  2. Machen Sie sich nun Gedanken, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiterin/Ihr Mitarbeiter für die jeweilige Erledigung der Arbeiten benötigt und notieren Sie diese.
  1. Ihr Mitarbeiter notiert ebenfalls die Zeiten, die er für die Erledigung der entsprechenden Arbeiten braucht.
  1. Vergleichen Sie nun Ihre jeweiligen Ergebnisse.
  1. Identifizieren Sie die Arbeitsaufgaben mit den größten Abweichungen.

Wie bereits erwähnt weichen die ermittelten Zeiten nicht selten erheblich voneinander ab. Durch diese Übung gelingt es Ihnen jedoch, die unterschiedlichen Erwartungen aufzudecken und anschließend an einem gemeinsamen, für beide Seiten realistischen Zeitplan zu arbeiten.

 

Schritt 2: Ursachen finden & Lösungen entwickeln

Delegieren ist gar nicht so leicht. Denn auch wenn es erst mal schön klingt, Aufgaben abzugeben, fällt das gerade Führungskräften oft schwer: Sie haben zum Beispiel Sorge, dass die Aufgabe nicht gründlich genug erfüllt wird. Oder nicht pünktlich. Oder, dass der Mitarbeiter ein wichtiges Detail übersieht. Es ist daher wichtig, nach bestimmten Regeln zu delegieren. Hier die wichtigsten aus meiner Praxis im Überblick: 

 

Schritt 3: Den Aufgabenumfang realistisch wählen

Um sicherzustellen, dass Aufgaben so ausgeführt werden, wie Sie es sich als Führungskraft oder Unternehmerin wünschen, sollten Sie beim Delegieren das sogenannte Kongruenzprinzip beachten:

Die Aufgabe muss der Kompetenz des Mitarbeiters entsprechen, er muss sie sowohl ausführen können als auch dürfen und auch die Verantwortung für die Ausführung sollte bei ihm liegen. Die Aufgabe, die Kompetenz des Mitarbeiters und die von ihm übernommenen Verantwortung sollten also gemäß der untenstehenden Grafik kongruent sein.

Ich empfehle, diesem Kongruenz-Prinzip noch den Faktor Zeit hinzufügen. Denn

Nur, wenn die Aufgabe auch in der vorgegebenen Zeit erfüllt werden kann, ist sichergestellt, dass – zumindest in der Regel – keine Überstunden anfallen.

Wenn Sie an dieser Stelle noch einmal den Abgleich der vorherigen Übung heranziehen, finden sich hier oft bereits Hinweise auf eine allgemeine Überlastung (insgesamt ein Zuviel an Aufgaben für die vorgegebene Arbeitszeit). Sollte das bei Ihnen der Fall sein, nutzen Sie die Gelegenheit, um mit Ihrem Mitarbeiter gemeinsam nach Möglichkeiten einer Entlastung suchen:

Hilfreiche Fragen können hier sein:

  • Wie kann die Arbeit insgesamt im Team neu verteilt werden?
  • Welche Arbeiten kann die Mitarbeiterin abgeben?
  • Müssen wir eventuell zusätzlich Personal akquirieren?

 

Netto-Arbeitszeit und Brutto-Arbeitszeit

Ganz allgemein sollten Sie bei der Zeiteinteilung immer folgendes beachten:

Im Arbeitsalltag gehen wir bei unserer Zeitplanung meist von Netto-Arbeitszeiten aus, statt die Brutto-Arbeitszeit zu berücksichtigen. Das bedeutet, wir gehen davon aus, dass wir zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe x die Zeit y benötigen, berücksichtigen aber nicht, dass wir in unserer Arbeit auch unterbrochen oder abgelenkt werden, bei Telefonaten den gewünschten Ansprechpartner nicht sofort erreichen etc.. Haben wir das nicht auf dem Schirm, braucht es nicht lange und schon läuft das gesamte Zeitkonzept ganz schnell aus dem Ruder.

Planen Sie deshalb immer in Brutto-Arbeitszeiten – für sich und auch für Ihre Mitarbeiter!

 

Sind die Anforderungen erfüllbar?

Ziehen Sie nochmal den Abgleich heran und konzentrieren Sie sich auf die Ergebnisse mit den größten Abweichungen. Versuchen Sie gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter die Ursachen für die Abweichungen zu ermitteln:

Was führt zu der Zeitdifferenz? Ist es vielleicht auch der Schwierigkeitsgrad der Aufgaben? Wenn ja, wie kann dem künftig entgegen gewirkt werden? Eventuell ist zum Beispiel eine Weiterbildung sinnvoll oder das Zur-Seite-Stellen einer erfahrenen Kollegin.

 

Schaffen Sie die richtigen Rahmenbedingungen für effizientes Arbeiten

Nicht zuletzt sollten Sie sich auch diese Frage stellen: Inwieweit erlauben die momentanen Rahmenbedingungen ein effizientes Arbeiten? Wie sind Abläufe und Prozesse bei Ihnen organisiert? Ist ein Hand-in-Hand-Arbeiten tatsächlich möglich? Falls es Optimierungsbedarf gibt, sollten Sie auch hier wieder gemeinsame Lösungen finden, mit der alle Beteiligten einverstanden sind.

Sie sehen also: Auch das effektive Delegieren will gelernt sein! Mit den richtigen Strategien an der Hand wird es Ihnen jedoch sicher gelingen – und auch Ihre Mitarbeiter werden Ihnen das danken. Denn kaum etwas ist frustrierender, als unrealistische Aufgaben übertragen zu bekommen – und kaum etwas ist erfüllender, als eine verantwortungsvolle Aufgabe erfolgreich zu bearbeiten.

 

Haben auch Sie ein Thema aus der Praxis, bei dem Sie nicht so recht weiterkommen? Schreiben Sie uns gern eine Mail an … und wir werden auch Ihr Thema in unserem Blog aufgreifen.

 

Mit den besten Grüßen für einen guten Start in die neue Woche
Ihre
Kathrin Scheel

 

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Externe Links:

Gesetzliche Regelungen zur Arbeitszeit auf www.anwaltarbeitsrecht.com
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Kathrin Scheel

Kathrin Scheel ist Management Executive Coach (ECA), Lehrcoach und Lehrtrainerin (ECA) sowie Trainerin für Führung & Entwicklung. Und sie ist Mitgründerin von zeitsprung. Ihr sind die Einbindung von Führungskräften und Mitarbeitern im Unternehmen sowie deren Entwicklung sehr wichtig.

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Kommentare

Grit Faller
Grit Faller

Liebe Frau Scheel,
vielen Dank für Ihren Blogbeitrag. Mit hohem Interesse lese ich Ihren Blog. Und ich merke, es lohnt sich für uns: In diesem Beitrag gaben Sie den Hinweis, dass die Ansichten darüber, wie viel Zeit man für einen bestimmten Arbeitsposten benötigt, sehr unterschiedlich sind. Das hat mich überrascht und wir haben in unserem Team die Zeiten "abgeglichen". In der Tat ist es so, dass die Zeiten abweichen! Meine MitarbeiterInnen benötigen in einigen Fällen weniger, in anderen Fällen deutlich mehr Zeit, als es mir bewusst war. Wir haben durch diese Erkenntnis nun eine neue gute Grundlage, unser Zeitmanagement zu verbessern. Vielen Dank dafür und Beste Grüße!

Scheel
Scheel

Lieber Frau Faller,
haben Sie vielen Dank für Ihren Kommentar. Wir freuen uns, dass Sie den Beitrag direkt aufgegriffen und für Ihr Zeitmanagement genutzt haben. Lassen Sie uns auch gerne wissen, was daraus geworden ist. Gutes Gelingen und weiterhin viel Freude mit unserem Blog
Kathrin Scheel